Der Zugriff auf freigegebene Nicht-Outlook-Standardordner über die schnelle Methode: Datei-> Öffnen-> Ordner eines anderen Benutzers, ist nicht möglich. Um auf diese Ordner zugreifen zu können, müssen Sie das Postfach als sekundäres Postfach des vorhandenen Austausch-Kontos hinzufügen. Die Postfach-Besitzer müssen möglicherweise zusätzliche sichtbare Ordner gewähren und Berechtigungen für die Ordner ändern, um auf die Ordner zugreifen zu können.

Ein Postfach als sekundäres Postfach hinzufügen

Um ein Postfach als sekundäres Postfach zu einem bestehenden Austausch-Konto hinzufügen zu können, muss man so vorgehen:

Im Outlook 2003

Werkzeug-> E-Mail-Konten … -> Schaltfläche Weiter-> Option Service Austausch-> Taste Ändern-> auf Schaltfläche Weitere Optionen klicken … -> Erweiterte Registerkarte -> Schaltfläche Hinzufügen …

Im Outlook 2007

Werkzeug-> Konto-Einstellungen … -> wählen Sie Ihr Austausch-Konto> -Taste Ändern-> Taste Weitere Optionen … -> Erweiterte Registerkarte-> Schaltfläche Hinzufügen …

Im Outlook 2010 und Outlook 2013

Datei-> Konto> Konto-Einstellungen … -> wählen Sie Ihr Austausch-Konto-> Taste Ändern-> Schaltfläche Weitere Optionen … -> Erweiterte Registerkarte-> Schaltfläche Hinzufügen …

Berechtigungen für die Einstellung “Ordner sichtbar machen”

Nach dem Hinzufügen der Mailbox, sind Sie allerdings immer noch nicht in der Lage, diese zu erweitern, um in den Ordner sehen zu könnten. In diesem Fall muss ein Mitarbeiter, bei den übergeordneten Ordner der freigegebenen Ordner die “Ordner sichtbar” Berechtigungen aktivieren. Um allerdnigs auf die Ordner Posteingang und Postfach zugreifen zu können, können Sie die “Ordner sichtbar” Berechtigungen selbst gewähren.

Die “Ordner sichtbar” Berechtigungen für einen Ordner:

1). Rechtsklicken Sie auf einen übergeordneten Ordner der freigegebenen Ordner und wählen Sie Eigenschaften.

2). Wählen Sie die Registerkarte “Berechtigungen”.

3). Fügen Sie die Person hinzu, die in der Lage sein soll, auf einen Unterordner zugreifen zu können.

4). Stellen Sie sicher, dass diese Person nach dem Hinzufügen ausgewählt ist.

5). Stellen Sie die Berechtigungsstufe auf “Keine”.

6). Wählen Sie die Option “Ordner sichtbar” Erlaubnis.

Wir haben alle Emails, die wir je gesendet oder erhalten haben, über vier Jahre gespeichert. Die .pst-Datei ist nun riesig. Mehr als 4 GB groß!

„Ich habe die Wochennummerierung in meinem Kalender eingeschaltet, aber sie stimmt nicht mit der Nummerierung meines Wand-/ Schreibtischkalenders überein, welche meiner Meinung nach richtig ist.“

Hier können Sie nun die bereits dargestellten Einstellungen des ersten Wochentages und der ersten Woche des Jahres vornehmen.

Beispiele

Wenn Sie in den USA, Kanada, Australien, Neuseeland oder Großbritannien leben, so sollten Sie normalerweise folgende Einstellungen vornehmen:
Erster Wochentag: Sonntag
Erste Woche des Jahres: Beginnt am 1. Januar

Wenn Sie in Europa leben oder den ISO-Standards folgen möchten, so sollten Sie normalerweise folgende Einstellungen vornehmen:
Erster Wochentag: Montag
Erste Woche des Jahres: Erste 4-Tage-Woche
Beachten Sie bitte, dass seit 2004 in Großbritannien der offizielle erste Tag der Woche der Montag ist. Je nach Akzeptanz dieser Vorgabe in Ihrem Bereich/ Landstrich, sollten Sie für die entsprechende Einstellung entscheiden.

Hintergrundinformation

Die Initialeinstellungen für Outlook sehen es vor, dass die Ländereinstellungen Ihres Windowsbetriebssystems übernommen werden.
Sie können diese Einstellungen (wie z.B. Sprache und Region) in der Systemsteuerung des Windowsbetriebssystems abändern. Die expliziten Einstellungen in Outlook sind höherwertiger, als die generellen Einstellungen des Windowsbetriebssystems und überschreiben die Wochennummerierungseinstellungen.
Diese Methode kann nützlich sein, wenn Sie eine andere Spracheinstellung Ihres Windowsbetriebssystems nutzen, als dies in Ihrer Region üblich ist. In solchen Fällen werden die Wochentagnamen in die in Ihren Regioneinstellungen festgelegten Sprache übersetzt, um eine Mischlösung zu realisieren, die oftmals nicht unterstützt ist.

Beispiel

Sie verwenden eine englische Windowsbetriebsversion, aber wenn Sie Ihre Region auf Deutschland einstellen, werden auch die Wochentagnamen auf Deutsch dargestellt.
Bei der Einstellung der Sprache auf ein englisches Format (in der Systemsteuerung des Windowsbetriebssystems) kann ein komplett auf Englisch konfigurierter Arbeitsplatz eingerichtet werden, welche trotzdem über die Einstellungen in Outlook mit den üblichen Einstellungen Ihrer Region übereinstimmt.

Für detaillierte Anweisungen, wie Sie Region und Sprache Ihres Windowsbetriebssystems abändern können, lesen Sie:
Sprachänderung des Kalenders ( Tage und Monate)

„Ich habe eine Verteilerliste erstellt und möchte eine Mail an diese versenden, dabei aber die E-Mail-Adressen verbergen. Wie auch immer, als die Mail ankam, wurden alle E-Mail-Adressen nach wie vor angezeigt.

Grundsätzlich gibt es einen Unterschied zwischen Verteilerlisten auf Serverseite und Verteilerlisten bei den einzelnen Clients. Letztere sind diejenigen, die direkt in Outlook erstellt werden können.

Verteilerlisten auf dem Server

Die zentralen Verteilerlisten auf dem Server (oder mailfähige Verteilerlisten) werden auf dem E-Mail-Server erstellt. Generell werden diese als großer „Sammelbehälter“ angezeigt, in dem sich andere E-Mail-Adressen befinden und er wird gleichzeitig als eigene E-Mail-Adresse angezeigt.

Wenn Sie eine E-Mail an solch eine Adresse versenden, öffnet der E-Mail-Server diese Sammeladresse auf dem Server, speichert sich die Adressen ab, die sich darin befinden, schließt die Sammeladresse wieder und sendet dann individuelle Mails an dieses E-Mail-Adressen.

Der Empfänger wird nur die Sammel-E-Mail-Adresse sehen und nicht seine eigene oder die von irgendjemand anderem.

Als Administrator eines Mail Servers oder Eigentümer einer Verteilerliste sollten Sie jedoch sicherstellen, dass Sie einige Sendebeschränkungen einstellen, sonst kann jeder E-Mails an diese Adressen versenden und damit alle Mitglieder erreichen. Mit Exchange ist das möglich (auch mit PowerShell), aber auch andere Mail-Server unterstützen dies ebenso entweder von vorneherein oder mit Hilfe einer Erweiterung der Mail-Liste.

Verteilerlisten auf dem Client

Dezentrale Verteilerlisten auf den einzelnen Clients (oder persönliche Verteilerlisten) werden im Mail Client erstellt. Generell können Sie auch diese als großen „Sammelbehälter“ einsehen, allerdings haben sie keine eigene E-Mail-Adresse.

Da aber nur mit einer eingegebene Adresse etwas versandt werden kann, wird Outlook den Verteiler öffnen und alle Adressen, die unter diesem gespeichert sind nach draußen transferieren und die E-Mail an den Mailserver senden.

Wenn dieser die E-Mail erhält, wird er alle Einzeladressen nehmen und die Mail an diese Adressen versenden.

Der Empfänger wird dann alle individuellen Adressen angezeigt bekommen, da der Verteiler keine eigene Adresse besaß. Wenn Sie nicht möchten, dass der Empfänger alle Adressen einsehen kann, müssen Sie eine der unten beschriebenen Methoden anwenden.

Andere Lösungen und provisorische Möglichkeiten

Wenn Sie nicht in der Position sind, dass Sie Server-Verteilerlisten erstellen können, dann gibt es immer noch Möglichkeiten, Mailings zu versenden, ohne dass der Empfänger sehen kann, wer diese alles erhalten hat.

Möglichkeit 1: Das BCC Feld

Am Einfachsten ist es, die Verteilerliste vom Server einfach ins BCC-Feld statt in das normale Empfängerfeld zu setzen. Das gibt schlicht und einfach die Information an den Server weiter, dass die Adressanzeige vor dem Senden ausgeblendet wird, so dass die Empfänger nicht angezeigt werden.

Um vorzubeugen, dass Spamfilter eine Nachricht ohne Eintrag im Empfängerfeld als Spam markiert werden, können Sie Ihre eigene Adresse eingeben oder „Undisclosed Recipients“ anzeigen.

Möglichkeit 2: Die Serien-E-Mail

Ein anderer Weg, dies zu bewerkstelligen ist es, eine Serien-E-Mail zu erstellen.
Es handelt sich hier um eine kombinierte Funktion aus Word und Outlook, in der Sie eine einzelne Nachricht schreiben und die Adressen aus Outlook auswählen. Wenn Sie angeben, dass die Nachricht gesendet werden soll, werden einzelne Nachrichten für jede Person erstellt. Andere Adressen werden nicht angezeigt, da sie in dieser Mail nicht vorkommen.

Ein weiterer Vorteil dieser Lösung ist, dass Sie die Nachrichten auch personalisieren können, ohne jede einzelne E-Mail ändern zu müssen.

Möglichkeit 3: E-Mail tools und add-ins

Wenn Sie die Office-Serienbrieffunktion nicht mögen oder Ihre Outlook eine andere Version ist als Ihr Word (was eine Voraussetzung für die oben genannte Möglichkeit ist), dann können Sie auch ein Massen-Mail Add-In verwenden.

Mit dem „Send Individually add-in“ von Sperry Software  können Sie Ihre bereits erstellen Verteilerlisten weiterhin verwenden, aber anstelle auf „Senden“ zu klicken, gibt es eine Schaltfläche für einzelnes Senden, den „Send Individually“ Button. Dieser bewirkt, dass einzelne Mails an die Empfänger gesandt werden.

Zusätzlich gibt er Ihnen auch die Möglichkeit, die Nachricht zu personalisieren und anzugeben, wie viele E-Mails auf einmal versandt werden sollen, für den Fall, dass Ihr Provider hier ein Limit gesetzt hat.

Ein ähnliches Add-In nennt sich „Send Personally“ von MAPILab, der auch mit der „MAPILab Toolbox“ vom selben Anbieter kombiniert werden kann. Dieses Add-In enthält 18 Hilfsprogramme, einschließlich einem, das Mitgliedern der Verteilerlisten die Möglichkeit gibt, sich selbst für den Verteiler an- oder abzumelden.

Es gibt Situationen, in denen man Adressen in Outlook vor den Empfängern verbergen muss, zum Beispiel wenn eine Mail an viele Personen gesendet wird.
Wenn Sie beispielsweise eine Art individuellen Nachrichtenverkehr für Ihr Geschäft verfassen möchten, ermöglicht Ihnen das Verstecken der Empfänger eine erfahrenere und effektivere Herangehensweise.

Das Beispiel

Stellen wir uns vor, dass eine Person jeden Monat Erinnerungen an alle Mitarbeiter senden soll: Jeder Angestellte wird eine Nachricht erhalten, in diesem Fall mit dem Erinnerungs-Text, aber jedem Empfänger wird es möglich sein, viele E-Mail-Adressen zu sehen, die in keinem Zusammenhang stehen. Manche Empfänger finden es vielleicht sogar unangenehm, dass ihre E-Mail-Adresse für andere sichtbar ist, den Fakt, dass offensichtlich automatisch gesendete und nicht persönliche E-Mail-Nachrichten weniger Aufmerksamkeit bekommen als persönliche, außen vor gelassen.
Behält man dies im Hinterkopf, wird eine persönliche Nachricht mit einer verborgenen Liste der Empfänger von ihren Adressaten seltener ignoriert und ist im Allgemeinen ein ansprechender und professioneller Weg, um Mitarbeiter oder Kunden zu erreichen.

Personalisierte Nachrichten mit verborgenen Empfänger zu erstellen ist nun ein Kinderspiel. Obwohl das Verbergen von E-Mail-Adressen in Outlook nicht erlaubt ist, ist es mit Microsoft Office in der Basis-Version möglich, über die “Massenversand”-Funktion in Word einen Massenversand durchzuführen.

Die Lösung

Um E-Mail-Adressen in Outlook zu verbergen, ist die Installation eines Add-Ins eines Drittanbieters erforderlich. Es gibt zwei Produkte von MAPILab, die sich darauf fokussieren, eine makellose, personalisierte Mailing-Funktion mit der Fähigkeit, E-Mail-Adressen mit Microsoft Office zu verbergen, als eine Software-Plattform einzuführen:
“Send Personally” und “Mail Merge Toolkit“. Während beides den gleichen Zweck erfüllt, unterscheidet sich ihre Anwendung ein wenig, abhängig vom Nutzungs-Szenario und/oder vom bevorzugten Stil des Nutzers, E-Mails zu erstellen.

Persönlich senden

“Send Personally”, welches ein spezielles Zeichen neben dem Standard-Button im Fenster “Nachricht” hinzufügt, funktioniert in Microsoft Outlook und ist unabhängig und mehr ein “out-of-the-box” Add-In für personalisierte Mail-Erstellung und das Verbergen der Empfänger in Outlook. Es sucht nach den E-Mail-Adressen, die dem Industrie-Standard “RFC 822 IS” entsprechen und “extrahiert” den vollständigen Namen, den Vornamen und den Nachnamen der Person automatisch.

Massenversand

Das “Mail Merge Toolkit” ist ein eher ausgeklügeltes und robustes Tool für personalisierten Massenversand und Verbergen von Empfängern in Outlook. Es erweitert die reguläre Microsoft Word “Mails zusammenführen”-Funktion und fügt eine Vielzahl von weiteren Funktionen hinzu. Es erlaubt dem Nutzer extrem präzisen und abgestimmten Massenversand von E-Mails mit verborgenen Empfänger-Listen durchzuführen, indem externe Datenquellen verwendet werden, die Microsoft Excel, Microsoft Access, oder andere Datenbank-Formate haben können. Die in der Datenbank gespeicherten Informationen können vom Nutzer genau strukturiert und editiert werden, so können zu jedem Empfänger zum Beispiel Informationen wie Anrede, Vor- und Nachname, Firma und viele weitere hinzugefügt werden. Diese Funktion wird als zweite Option neben der bekannten “Elektronische Mail”-Funktion während des sechsten Schritts des Microsoft Word Zusammenführungs-Wizards angeboten. Alle Informationen aus der Datenbank werden später verwendet, um die typischen “Makros” im Hauptteil der Nachricht zu ersetzen, zum Beispiel: Der Platzhalter “First” wird mit “John” ersetzt.

Die “Mail zusammenfügen”-Funktion wird für ihre bahnbrechenden Features häufig verwendet, neben makellos personalisiertem Mailversand mit verborgenen Empfängern in Outlook, inklusive personalisierten Anhängen jedes vorstellbaren Dateiformats. Das “Mail zusammenfügen”-Toolkit kann so viele individuelle Nachrichten erstellen, wie Empfänger in der Kontakt-Datenbank vorhanden sind und sendet sie alle separat vom normalen Postausgang in Microsoft Outlook.

Solche Übungen, wie das Erstellen von E-Mail-Massenzustellungen und Verbergen von Empfängern in Outlook führen nicht nur mehr Wege für effizientes und respektvolles Erreichen von Mitarbeitern und/oder Firmenkunden ein, sondern bieten auch eine Umgehung der Spamschutz-Algorithmen, die von manchen Internet Service Providern verwendet werden, was gerade dann wichtig ist, wenn man Mails von einem persönlichen Account aus sendet.

Download der 30 Tage Test Version Mail Merge Toolkit und Send Personally

Wir erstellen eine einführende E-Mail mit vielen Links und Quellen. Damit die Links etwas mehr hervorstechen und der einführenden E-Mail ein bisschen von einem interaktiven Look verpassen, würden wir die Links gerne als anklickbare Buttons einfügen. Aber wie können wir diese Hyperlinks in solche Buttons umändern?

Eine Form für einen Button in Outlook erstellen:

Fügt man die Form eines abgerundeten Rechtecks ein, kann man es in einen anklickbaren Button umwandeln.

Wir gehören zu den Leuten, die keine der Mails löschen, die sie mal bekommen oder verschickt haben. Uns gefällt dieser kleine Rückblick, aber wir haben uns dazu entschieden, dass wir nicht alle alten Newsletter und Einträge von RSS-Feeds behalten sollten, die wir jemals bekommen haben. Wir sind ein wenig organisiert und haben die meisten Newsletter und RSS-Einträge in unterschiedlichen Ordnern gespeichert. Gibt es einen Weg, um schnell die Einträge zu löschen, die ein Jahr oder älter sind?

Es gibt sogar 2 ziemlich einfache Wege, um sich schnell von alten Newslettern oder Einträgen von RSS-Feeds zu trennen.

Methode 1: Eine Regel zum Deaktivieren von Nachrichten verwenden:

Die schnellste Möglichkeit wäre es, eine Regel zum Deaktivieren von Nachrichten anzulegen, welche bestimmte Einträge abhängig von ihrem Empfangsdatum verschiebt oder löscht. Sobald man so eine Regel erstellt hat, muss sie manuell ausgelöst werden, da die Regeln nur automatisch benutzt werden, wenn eine Nachricht empfangen wird. Deshalb kann man die Regel ausgeschaltet lassen. Um die Regel in Zukunft zu benutzen, muss man nur die Bedingung für die Zeitspanne anpassen.

Art der Regel: „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“
Bedingung: „die in einem bestimmten Zeitraum erhalten wurden“
man muss lediglich die Bedingung „vor“ auswählen (Beispiels: vor Mittoch, 31. Dezember 2014)

Aktion: „Dauerhaft löschen“
Entweder stimmt man der Warnung zu oder ändert die Aktion auf stattdessen auf „Löschen“ und leert den Ordner für gelöschte Mails aus, nachdem man zustimmt, dass man die Regel so anwenden möchte.

Die erstellte Regel kann ausgeschaltet werden, da sie ohnehin nicht für neue E-Mails gilt.

Um die Regel anzuwenden, kann man den Button „Regel jetzt anwenden“ im Fenster „Regel und Benachrichtigungen“ anklicken. Hier kann man nicht nur die Regel sondern auch die Ordner (und Unterordner) auswählen, mit denen man weitermachen möchte.

Man muss sichergehen, dass man den richtigen Ordner ausgewählt hat, bevor man weitermacht.

Methode 2: Einen Suchordner verwenden:

Eine weitere Möglichkeit wäre es, einen Suchordner zu verwenden. Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass man vorher sehen kann, welche E-Mails und RSS-Einträge gelöscht werden sollen, bevor sie tatsächlich gelöscht werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass man flexibler darin ist, welche Ordner man durchsuchen möchte. Man kann auch die Zeitspanne etwas anpassen, damit auch „neue“-alte Nachrichten mit der Zeit gefunden werden können.

1) Zunächst erstellt man einen neuen Suchordner:
Tastenkombination STRG + Hochstelltaste + P

• Outlook 2007
  „Datei“ → „Neuer Suchordner“
• Outlook 2010 und Outlook 2013
  auf den Tab „Ordner“ → anschließend auf den Button „Neuer Suchordner“ klicken

2) In dem Fenster, das sich öffnet, scrollt man nach Unten und wählt „Benutzerdefinierten Suchordner erstellen“ aus.
3) Als nächstes klickt man auf den Button „Auswählen“.
4) Dann benennt man den Suchordner, zum Beispiel „Alte Neue Nachrichten“.
5) Im nächsten Schritt klickt man auf den Button „Kriterien“.
6) Hier wählt man den Tab „Erweitert“ aus.
7) In die Felder tippt man nun Folgendes ein:

Jedes Mal, wenn wir einen neuen Ordner erstellen, müssen wir den erst nach unseren Vorstellungen bearbeiten. Wir haben ziemlich viele Dinge verändert und erstellen neuen Ordner auch relativ häufig, sodass es ziemlich umständlich ist, die Veränderungen jedes Mal erneut vorzunehmen. Können wir irgendwie die Standart-Ansicht verändern, sodass sie für alle neuen Ordner gilt?

Die Standard-Ansicht verändern:

•  Outlook 2007
  „Ansicht“ → „Aktuelle Ansicht“ → „Ansichten definieren“

• Outlook 2010 und Outlook 2013
  „Ansicht“ → „Ansicht ändern“ → „Ansichten verwalten“

2) Die Kompaktansicht oder die Nachrichtenansicht auswählen.
3) Auf „Ändern“ klicken.
4) Die gewünschten Einstellungen vornehmen und so lange auf „Ok“ klicken, bis alle Menüfenster geschlossen sind.

Mit dem „Alle Ansichten verwalten“-Fenster kann man die Standart-Kompaktansicht anpassen.

Die Einzel- statt der Kompaktansicht verwenden:

Wenn man statt der Kompaktansicht die Einzelansicht bevorzugt, kann man die Kompaktansicht in die Einzelansicht umstellen, indem man die folgenden Änderungen an der Ansicht vornimmt:

1) Nach Schritt 3 in der oberen Anleitung klickt man auf „Weitere Einstellungen“.
2) Hier entfernt man den Harken bei der Option „Bei einer Breite von weniger als 100 Zeichen“.
3) Darunter wählt man den Punkt „Immer Einzellayout verwenden“ aus.
4) Abschließend klickt man auf „Ok“.

Obwohl die Ansicht immer noch als „Kompakt“ bezeichnet wird, verhält sie sich wie eine „Einzelansicht“.

Wenn Sie ein Email Programm benutzen, zum Beispiel das leistungsfähige Microsoft Office Outlook, dann werden Sie ab und an mit dem lästigen Thema in Berührung kommen, dass Sie dutzende, hunderte, oder auch tausende doppelte Emails in Ihrem Posteingang haben. Es gibt eine Menge Gründe, dass doppelte Emails in Outlook erscheinen: Mail Server Probleme, nicht übereinstimmende Synchronisationen mit dem Server oder das Herunterladen alter Emails mit einer neuen Version von Microsoft Office Outlook; es ist auch möglich, dass Outlook Emails aufgrund von intern vergebenen Regeln oder ein Antivirus Programm die Emails dupliziert.

Aber was auch immer der Grund dafür ist, doppelte Emails verkomplizieren die Arbeit mit den Mails. Oft suchen wir hier nach einem Weg, doppelte Emails aus Outlook zu entfernen. Die einzige Möglichkeit doppelte Emails aus Outlook zu löschen ist das Entfernen von Hand. Dies kann jedoch auch Stunden voll ermüdender und schmerzhafter Arbeit vor dem Computer bedeuten. Stunden, die auch dafür genutzt werden könnten, effektiv zu arbeiten, sich mit Freunden zu treffen oder Hobbies nachzugehen.

Vor über zehn Jahren hat MAPILab eine effiziente Lösung für Microsoft Outlook veröffentlicht, die den Nutzern helfen, doppelte Emails einfach und sicher zu entfernen. Das Duplicate Email Remover Add-In liefert eine benutzerfreundliche Schnittstelle: Hierbei wird eine neue Option zur Outlook Toolbar oder dem Band hinzugefügt.

Wenn Sie auf das Symbol klicken, starten Sie den Assistenten:

Im nächsten Schritt können Sie den Einlesemodus auswählen: Wenn sich alle doppelten Emails in einem einzigen Ordner befinden, zum Beispiel im Posteingang, können Sie “Doppelte Nachrichten in jedem einzelnen Ordner suchen” wählen.

Schritt 1: In unserem Beispiel haben wir einen Unterordner, in den alle beantworteten Emails verschoben worden sind. Aber während der Synchronisation wurden dieselben Nachrichten wieder vom Server in den Posteingang geladen. Daher wählen wir im Assistenten die Option “Doppelte Nachrichten in einer Gruppe von Ordnern nach der Priorität der Ordner suchen“:

Schritt 2: Priorität des Ordners auswählen. In unserem Original liegen die beantworteten Nachrichten im Ordner “Beantwortet” und wir möchten diese behalten. Daher platzieren wir diesen Ordner ganz oben. Andere Nachrichten, die später in den Posteingang geladen worden sind, sind Duplikate und wir werden diese löschen. Daher platzieren wir den Posteingang an die untere Stelle.

Schritt 3: Was wir mit den Duplikaten tun sollten. Das Duplicate Email Remover Add-In bietet verschiedene Aktionen: Mit einem Fähnchen markieren (die Nachricht mit Fähnchen wir im Ordner belassen), Dauerhaft löschen, In einen Ordner verschieben (Sie können den Zielordner für die Duplikate auswählen), oder Löschen (in den Gelöschte Elemente Ordner verschieben):

Wir können auch einen Zeitrahmen auswählen, zum Beispiel, wenn wir genau wissen, dass alle Duplikate aus dem letzten Monat stammen, und somit den Prozess beschleunigen (das Programm durchsucht nur noch die Emails aus diesem Zeitraum):

Wir wählen “Löschen“ (in den Ordner Gelöschte Elemente verschieben) und “Jederzeit” aus.

Schritt 4: Kriterien für den Vergleich von Nachrichten auswählen. Wir wissen, dass unsere doppelten Nachrichten identisch sind, weil dieselbe Email vom Server heruntergeladen wurde – Daher wissen wir auch, dass sich nur Server Parameter in diesen Emails unterscheiden können. Dazu deaktivieren wir “Internet Header“. In den meisten Fällen ist dies der einzige Unterschied zwischen Emails, die mehrfach vom Server geladen worden sind. Aber manchmal haben Nachrichten, die wir als Duplikat in Betracht ziehen, unterschiedliche Absendernamen, ein anderes Datum oder eine andere Uhrzeit, oder manchmal haben sie auch einen anderen Email Anhang. Daher sollten Sie noch weitere Felder deaktivieren, damit das Programm die Duplikate findet. Bitte beachten Sie: Drei Punkte in dieser Liste sind bedenklich: “Text“, “Betreff” und “Absender“. Das sind grundlegende Felder in der Erkennung von doppelten Nachrichten. Sie können die fünf unbedenklichen Punkte auch deaktivieren, um die Strenge der Suche zu reduzieren.

Letzter Schritt: Suche und Verarbeitung starten:

Bericht: Es lagen 15 Nachrichten in zwei Ordnern vor: Drei Nachrichten, die wir im “Beantwortet” Ordner behalten müssen, und die Duplikate im Posteingang. Das Programm fand die zwölf Duplikate und verschob diese in den “Gelöschte Elemente” Ordner:

Nach der Suche wird auch angeboten die Ergebnisse in eine Textdatei zu exportieren: Sie können sich entweder den Bericht anschauen (wenn das Programm Fehler erkannt hat) oder nur die Liste der verarbeiteten Emails überfliegen.

Wir hoffen, dass Sie dieses Tool für nützlich erachten, da es deutlich viel Zeit einsparen kann und Sie wichtigere Dinge erledigen lässt. Um das Programm Duplicate Email Remover zu testen, können Sie dies in einem kostenfreien 30-tägigen Testzeitraum ausprobieren.

Ich habe bemerkt, dass wenn ich mit Outlook eine E-Mail über mein Gmail Konto sende die Nachricht doppelt im Gesendet Ordner gespeichert wird.
Warum passiert das und was kann ich dagegen tun?

Das passiert wenn E-Mails über den Gmail SMTP Server gesendet werden und Outlook so konfiguriert dass eine Kopie jeder gesendeten Nachricht gespeichert wird.

Da für alle Nachrichten die über Gmail SMPT Server gesendet werden automatisch eine Kopie der E-Mail im „Gesendet“ Ordner des Gmail Accounts gespeichert wird, lassen sich Duplikate bei dem Einsatz von Outlook nicht vermeiden. Eine Möglichkeit dies direkt in den Gmail Einstellungen abzustellen gibt es leider nicht.

Um also Duplikate der gesendeten Mails zu vermeiden, muss Outlook entsprechend konfiguriert werden keine Kopien dieser Nachrichten von Gmail zu speichern.

Outlook 2013
Um diese Funktion in Outlook 2013 zu deaktivieren:
Datei -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen -> wählen Sie ihr Gmail Konto -> Schaltfläche Ändern… -> Schaltfläche Weiter Einstellungen -> Tab Erweitert -> Option „Keine Kopien gesendeter Elemente speichern“

Aktivieren der Option keine Kopien zu speichern, um Duplikate mit Gmail zu vermeiden

Outlook 2010
Um diese Funktion in Outlook 2010 zu deaktivieren:
Datei -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen -> wählen sie ihr Gmail Konto -> Schaltfläche Ändern… -> Schaltfläche Weitere Einstellungen -> Tab Gesendete Elemente -> Option „Keine Kopien von gesendeten Elementen speichern“

Outlook 2007
In Outlook 2007 können die Einstellungen so vorgenommen werden, dass die gesendeten Objekte in „Gesendet“ Ihres persönlichen Ordners (pst-Datei) abgelegt werden, anstatt auf Ihrem Gmail Konto.
Extras -> Kontoeinstellungen ->Wählen Sie ihr Gmail Konto -> Schaltfläche Ändern… -> Schaltfläche Weiter Einstellungen -> Tab Ordner -> Option „Gesendete E-Mail im Ordner ‘Gesendete Objekte‘ von Outlook speichern“

Outlook 2003 und Outlook 2007

Wenn Nachrichten auch nicht im lokalen „Gesendete Elemente“ Ordner automatisch gespeichert werden sollen, kann die integrierte Outlook Funktion „Gesendetes Element speichern“ direkt bei der geöffneten Nachricht selbst verwendet werden.

Um sicherzustellen dass die Objekte im richtigen Ordner gespeichert werden, können entsprechende Regeln festgesetzt werden.

Alternative: Verwendung eines anderen SMTP Servers

Wie bereits erwähnt wurde, gibt es keine Option in den Einstellungen des Gmail Kontos um Kopien gesendeter Nachrichten nicht zu speichern, wenn deren SMTP Server benutzt wird (obwohl dies nicht dem eigentlichen Verhalten von SMTP Servern entspricht).

Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre gesendeten Nachrichten automatisch auf ihrem Gmail Account gesichert werden, kann alternativ der SMTP Server des Internetanbieters anstatt des Standard Gmail Servers ausgewählt werden.
Ein großer Nachteil dieser Methode ist jedoch, dass Nachrichten bei den Empfängern so als Spam eingestuft werden könnten, da sie von einer @gmail Adresse, jedoch nicht vom Gmail-Server aus versendet wird. Einige Anbieter untersagen sogar, dass Nachrichten von einer anderen Adresse als ihre eigenen, wie @gmail, über ihre Server versendet werden und haben dies sogar technisch gesperrt.

So können Sie doppelte E-Mails leicht entfernen.

In den Nachrichten einiger Sender und Newsletter werden Bilder nicht heruntergeladen, außer wir klicken auf die Leiste, die sich unterhalb der Nachricht befindet. Bilder in Nachrichten von anderen Sendern werden, sobald die Nachricht geöffnet wird, heruntergeladen.
Haben wir eine Art Liste, welche dies zulässt, erstellt? Wenn dies der Fall ist, wie können wir diese Liste bearbeiten?

Seit 2003, blockiert Outlook standardmäßig den automatischen Download von Online Bildern, die in Nachrichten enthalten sind. Der Hauptgrund dafür ist, dass Spammer nicht verifizieren können sollen, ob Ihre E-Mail-Adresse wirklich existiert. Dies können sie durch das Einbetten von einzelnen Bildern in ihrer Spamnachricht, welche das Programm sonst automatisch beim Öffnen der Nachricht erkennen würde. Dieses Bild bezeichnet man als Zählpixel. Bilder, deren Absender aus dem Spam Filter stammen, aber in die Liste der sicheren Absender und Empfänger hinzugefügt wurden, werden trotzdem automatisch heruntergeladen.

Diese Datenschutzfunktion kann auch deaktiviert werden, um den Download entweder für alle Bilder zuzulassen oder für alle Bilder zu verhindern unabhängig von welcher E-Mail-Adresse aus sie versendet wurden. Natürlich können die Bilder dann immer noch über die Infoleiste in der E-Mail heruntergeladen werden.

Bearbeiten der Liste der sicheren Absender und sicheren Empfänger

Um diese Listen bearbeiten zu können, nutzen Sie die Liste der sicheren Absender und die der sicheren Empfänger in den Junk-E-Mail-Optionen.

Outlook 2003 und Outlook 2007

• Extras -> Optionen -> Junk E-Mail

Outlook 2010 und Outlook 2013

• Datei -> Junk-Button -> Junk E-Mail Optionen

Bilder blockieren auch von sicheren Sendern und Empfängern

Wenn Ihnen diese Verfahrensweise missfällt und Sie den Download von Bildern dauerhaft blockieren wollen, können Sie diese Funktion folgendermaßen deaktivieren:
Outlook 2003

• Extras -> Optionen -> Sicherheit -> Button: Einstellungen für den automatischen Download ändern

Outlook 2007

• Extras -> Sicherheitszentrum -> Tab: Automatischer Download

Outlook 2010 and Outlook 2013

• Datei -> Optionen -> Trust Center -> Button: Einstellungen für das Trust Center… -> Tab: Automatischer Download

Anmerkung : Sie wollen diese Einstellung wahrscheinlich desaktivieren, wenn ein Spammer die Tatsache, dass Sie ihn zu den sicheren Empfängern hinzugefügt haben, missbraucht. So kann kein Zählpixel heruntergeladen werden und Ihre E-Mail-Adresse wird auf keinen Fall für andere sichtbar.

Blockieren Sie Internet-Inhalte, selbst wenn der Sender oder Empfänger als sicher eingestuft wurde.

In meinem Arbeitsbereich erhalte ich ziemlich viele Einladungen zu Besprechungen, aber zum Glück muss ich nicht an allen teilnehmen.
Wie auch immer, Outlook nimmt diese Besprechungsanfragen automatisch „unter Vorbehalt“ an und fügt sie meinem Kalender hinzu. Das führt dazu, dass mein Kalender unnötig ausgebucht aussieht und verwirrt häufig andere, die meinen Zeitplan einsehen.

Kann ich irgendwie verhindern, dass Besprechungen automatisch unter Vorbehalt in meinen Kalender eingetragen werden?

Standardmäßig wird Outlook 2010 und Outlook 2013 in der Tat die Besprechungsanfragen so behandeln, dass sie vorbehaltlich in Ihren Kalender eingetragen werden.

Der Grund dafür ist, dass verhindert werden soll, dass andere den gleichen Zeitraum buchen, bevor Sie eine früher gesendete Besprechungsanfrage beantwortet haben.

Für die meisten ist dies eine gute Voreinstellung, für andere natürlich kann es sein, dass Outlook hier einfach zu komfortabel sein möchte.

Zum Glück kann dies einfach deaktiviert werden.

Verlaufsoptionen

Das automatische Bearbeiten von Besprechungsanfragen kann durch die Verlaufsoptionen gesteuert werden.

Datei -> Optionen -> E-Mail -> Verlauf -> deaktivieren: Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und –abrufe automatisch bearbeiten

Wenn diese Einstellung deaktiviert wird, werden Zeitbuchungen nicht mehr automatisch vorbehaltlich eingetragen, sie erfordert, dass Sie alle Rückmeldungen, die Sie auf Einladungen und Umfragen geben, manuell bearbeiten.

Um die erhaltenen Antworten zu bearbeiten, reicht es aus, sie im Vorschaufenster anzusehen oder sie mit Doppelklick zu öffnen.

Die Verlaufsoptionen geben Ihnen die Möglichkeit, gewisse Anfragen und Rückmeldungen automatisch zu bearbeiten.

Anmerkung 1: Auch wenn eine Besprechungsanfrage bei Erhalt nicht mehr automatisch unter Vorbehalt in den Kalender eingefügt wird, wird sie dennoch dort eingetragen, sobald Sie diese in Ihrem Postfach anwählen.

Anmerkung 2: Diese Option zu deaktivieren kann auch sehr praktisch sein, wenn Sie viele Spamnachrichten in Form von Besprechungsanfragen erhalten.

Eine personalisierte Email in Outlook zu entwerfen war schon immer einer der effektivsten Wege das tägliche Geschäft, durch den gleichzeitigen Versand an eine Vielzahl von Empfängern, zu vereinfachen. Dieser Artikel zeigt, wie eine personalisierte Email in Outlook mit Hilfe von ein paar nützlichen Programmerweiterungen des Microsoft Office Pakets verschickt werden kann.

Personalisierte Nachrichten bei Outlook sind dafür da, dass man eine aufgabenspezifische Email oder ein Textdokument an eine beliebige Anzahl von Empfängern schicken kann, diese ausgehenden Nachrichten dennoch individuell zugeschnitten sind. Das nennt man im Zusammenhang mit Outlook „personalisierte Email Nachricht“ oder „personalisierte Massenemail“.

Ein Beispiel für das Senden einer personalisierten Massenemail über Outlook kann ein beliebiges Szenario sein, das eine große Anzahl von bekannten Adressaten einbezieht, welche ein ungefähr gleiches Schreiben erhalten. Bewerber, Firmenkunden, Mitarbeiter, Teilnehmer am Klassentreffen, Hochzeitsgäste – all diese Leute haben offensichtlich verschiedene Vor- und Zunamen, Anschriften oder weitere persönliche Details.
Mit personalisierten Massenemails werden alle persönlichen Informationen berücksichtigt, dennoch erzeugt man eine Vielzahl an Emails über Outlook mit nur wenigen Klicks, ohne dass dabei jedem die gesamte Verteilerliste angezeigt wird.

Auch mit dem Standardpaket von Outlook ist es möglich personalisierte Nachrichten zu senden, aber vor einiger Zeit wurden mehrere Programmerweiterungen, welche vielfältig in ihrer Funktion sind, zur Verfügung gestellt und diese sollen die Produktivität und die Benutzbarkeit des Prozesses erhöhen. Wir stellen hier zwei dieser Erweiterungen (welche auch als „Add-in“ oder „Plug-in“ bezeichnet werden, was bedeutet, dass sie als Upgrade für eine eigenständige Programmanwendung installiert werden) vor – „Send Personally“ und den Seriendruckassistenten „Mail Merge Tookit“.

Beide Programmerweiterungen sollen, indem sie den gesamten Prozess automatisieren, für das Erstellen von personalisierten Emails in Outlook nützlich sein, sodass der Benutzer lediglich die Aufgabe hat, die ursprüngliche Nachricht oder das Textdokument zu erstellen. Des Weiteren muss der Benutzer nur noch die Macros generieren, welche während des Versendens durch die oben genannten individuellen Informationen ersetzt werden sowie die Empfänger auszuwählen.

“Send Personally” ist ein Upgrade für Microsoft Outlook und der Serienbriefassistent „Mail Merge Toolkit“ erweitert die bereits vorhandene Serienbrieffunktion von Mircrosoft Word.

Um eine personalisierte Massenemail in Outlook zu erstellen, verwendet man „Send Personally“. Es analysiert und verarbeitet jeden Outlook Kontakt oder jede Email Adresse, welche zum Industriestandard „RFC 822 IS“ zählt und zieht sich den Vornamen oder Zweitnamen der jeweiligen Person und ersetzt dann automatisch die festgelegten Marcos im Text.

Um beim Erstellen von personalisierten Nachrichten noch mehr zu erreichen, ist der Seriendruckassistent „Mail Merge Toolkit“ genau das richtige Programm. Es erweitert die Liste der Eigenschaften, welche von vornhinein bei der Seriendruckfunktion in Word vorhanden sind, mit weiteren nützlichen Funktionen. Zum Beispiel erlaubt es, neben den personalisierten Massenemails und der Anpassung des Textes auf den jeweiligen Empfänger, individuelle Anhänge oder Dateiformate, oder sogar das Original Word Dokument als pdf-Anhang anstatt der Textnachricht, zu senden.

Viele Benutzermöglichkeiten eröffnen sich mit dem Seriendruckassistenten „Mail Merge Toolkit“, da er nicht nur die Outlook Kontakte als Datenquelle verwenden kann, sondern auch externe Arbeitsmappen. Diese können mit so vielen Datenfeldern gefüllt werden, wie man möchte. Titel, Begrüßung, Kurzname, Berufsbezeichnung – alles kann in die Datenquelle eingefügt werden, je nach Ausgangslage oder Aufgabenstellung. Wie „Send Personally“, kreiert der Seriendruckassistent „Mail Merge Toolkit“ personalisierte Massenemails, indem er während des Sendens, die generierten Marcos mit individuellen Details ersetzt.

Mit dem Erstellen von personalisierten Emails in Outlook kann man sich sicher sein, dass die Empfänger die neueste elektronische Post, die das Microsoft Office Paket zu bieten hat, bekommen.

Testprogramme, um die Funktionalität 30-Tage lang zu testen, laden Sie hier “Send Personally” und „Mail Merge Toolkit“ direkt herunter.

Ich habe viele verschiedene Konten im Outlook konfiguriert. Wenn ich eine neue Nachricht erstelle, neige ich oft dazu, zu vergessen, dass ich meinen Account wechsle und es endet damit, dass ich die Nachricht vom falschen Konto aus versende.

Ist es möglich, dass ich dazu gezwungen werde, ein Konto auszuwählen, bevor ich eine Mail versende?

In Outlook 2010 und Outlook 2013 gibt es eine natürliche Möglichkeit, Sie zu zwingen, ein Konto zu wählen, wenn Sie eine neue Nachricht versenden. Wie auch immer, diese Option muss in der Registrierung gesetzt werden
-Platzhalter Bild Absender-Konto auswählen-

Für frühere Outlook-Versionen gibt es verschiedene provisorische Lösungen und Add-ins, um dies zu erreichen. Diese Methoden funktionieren auch für Antworten und Weiterleiten in allen Outlook-Versionen.

Kontenauswahl in Outlook 2010 und Outlook 2013 erzwingen

Standardmäßig werden Outlook 2010 und Outlook 2013 das versendende Konto automatisch auswählen, basierend auf dem aktuell ausgewählten Ordner.

Wenn Sie beispielsweise in einem Ordner sind, der zum Konto Ihres zweiten Accounts gehört, wird eine neue Nachricht automatisch von der Adresse des zweiten Accounts aus erstellt.

Damit Outlook Sie direkt zur Wahl eines Kontos auffordert, wenn Sie eine neue Nachricht versenden, müssen Sie die forceaccountselection in der Registry setzen:

Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\<version>\outlook\options
Name des Wertes: forceaccountselection
Typ des Wertes: REG_DWORD
Wert: 1

Nachdem dieser Pfad in Ihrer Registrierung wahrscheinlich noch nicht existiert, werden Sie ihn zunächst erstellen müssen.

Mit einer Optimierung der Registrierung können Sie Outlook 2010 und Outlook 2013 so einstellen, dass es Sie vor dem Versenden einen Account wählen lässt

Anmerkung: Diese Einstellung erscheint nur bei neuen Nachrichten, nicht bei Antworten und Weiterleitungen. Diese werden immer den gleichen Account nutzen, mit dem Sie die Originalnachricht empfangen haben. Die unten genannten provisorischen Lösungen können also für Antworten und Weiterleitungen verwendet werden.

Extratipp: Sie können Tastaturkürzel verwenden, um Ihr Absenderkonto schnell auszuwählen, ohne die Maus zu benutzen.

Provisorische Lösungen für ältere Outlook-Versionen

Wenn Sie eine frühere Version von Outlook verwenden, dann wird der oben genannte Registry Schlüssel nicht funktionieren. Um Sie dennoch davor zu bewahren, die Mail versehentlich mit dem falschen Account zu versenden, können Sie auch eine der folgenden provisorischen Lösungen verwenden.

Die Add-in Lösungen ermöglichen Ihnen auch eine größere Flexibilität. Mit manchen können Sie das ebenso für Antworten und Weiterleitungen einstellen oder vordefinieren, für welche Empfängeradressen welches Konto genutzt werden soll.

– Fügen Sie ein „Dummy-Konto“ mit einer falschen SMTP Server Adresse hinzu.
Wenn Sie manuell einen POP3 Account mit den falschen Servereinstellungen hinzufügen und diesen als Ihr Standardkonto einstellen, werden Sie einen Sende-/Empfangsfehlermeldung erhalten, wenn Sie vergessen, das Konto zu ändern. Dies wird aber nicht bei Antworten und Weiterleitungen funktionieren. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie das Konto so konfigurieren, dass es nichts empfängt, sonst bekommen Sie Fehlermeldungen, wenn Sie neue Mails checken.

– Outlook so konfigurieren, dass es Nachrichten nicht direkt versendet.
Wenn Sie oft in dem Moment, in dem Sie den „Senden“-Button betätigen, bemerken, dass Sie etwas vergessen haben, dann könnte es Ihnen bereits helfen, Outlook so einzustellen, dass es die Nachrichten nicht sofort versendet. Dafür gibt es verschiedene Lösungen, die in diesem Quick Tipp angezeigt werden: Mails nicht direkt versenden

– Benutzen eines VBA Makros (Visual Basic for Applications Makro)
Sie könnten ein VBA Makro verwenden, das Sie immer ein Versenderkonto wählen lässt, egal ob es sich um eine neue Nachricht, eine Antwort oder eine Weiterleitung handelt. Sie werden ein Beispiel hier und hier finden. Sie sollten auch die Kommentare dieser Artikel für zusätzliche Beispiele einsehen.

– Benutzen eines Add-ins zum Versenden.
Es gibt verschiedene Add-ins, die automatisch den richtigen Account auswählen, basierend auf dem Ordner, in dem Sie sind oder die so konfiguriert werden können, dass sie Sie immer dazu auffordern, den falschen Account zu wählen.
Manche Add-ins, die dies können, sind:
* MAPILab Toolbox (Message AutoFill) von MAPILab
* SAM von VBOffice
Weitere Add-ins können Sie unter Add-ins zum Managen vom E-Mail-Versand einsehen.

Wir haben in Outlook die Option „Automatischer Textumbruch bei Zeichen“ auf 40 statt auf den Standard von 76 gestellt, aber es scheint rein gar nichts zu bewirken. Wenn wir eine Nachricht verfassen, läuft die Zeile trotzdem ewig weiter und springt ab Zeichen 40 nicht in eine neue Zeile um. Das gleiche gilt auch für empfangene Nachrichten. Aber warum funktioniert das nicht oder was soll diese Option überhaupt bewirken?

Die Option des Zeilenumbruchs ist leider etwas schwieriger zu verstehen, als es ihr Beschreibungstext vermuten lässt. Zunächst muss man wissen, dass die Option nur für reine Textnachrichten gilt und nur kontrolliert, wie diese beim Empfänger angezeigt werden. Sie gilt nicht für HTML-Nachrichten oder für das, was angezeigt wird, wenn man eine Nachricht gerade schreibt.
Aber natürlich gibt es ein paar (komplexe) Ausnahmen zu dieser Basisregel, um das Ganze interessanter zu gestalten.

Den Zeilenumbruch einrichten:

Die Option des Zeilenumbruchs lässt sich an folgender Stelle einstellen:

– Outlook 2007 und vorherige:
„Extras“ → „Optionen“ → auf den Tab „E-Mail-Format“ klicken → auf den Button „Internetformat“ klicken.

Auch 2015 gibt es weitere Updates für Outlook 2013. Dieses fügt wieder einige Funktionen zu dem Programm dazu und repariert einige Bugs. Unter anderem wird das Arbeiten auf dem Tablet einfacher und die Zusammenführung mit Facebook bequemer.

Wir haben mehrere POP3-Konten unter Outlook eingerichtet. Ein Konto benutzen wir ausschließlich zum Verschicken von Nachrichten (jemand anderes überblickt die eingehenden Nachrichten und leitet diese dann an die entsprechenden Personen weiter und wir antworten von einem allgemeinen Geschäftskonto).

Wie kann man Outlook sagen, dass es ein bestimmtes Konto nicht beim Empfangen von Emails miteinbeziehen soll?

• Outlook 2007 und vorherige:

• Outlook 2010 und Outlook 2013:

Wenn wird auf die Nachrichten – Liste im Posteingang schauen, erscheinen die Informationen im Nachrichtenkopf manchmal in 1, manchmal in 2 Zeilen oder enthalten sogar eine Vorschau des Nachrichteninhalts. Dies erscheint einem auf den ersten Blick etwas unregelmäßig.

Doch wie können wir die Ansicht so einstellen, dass der Inhalt immer in genau 2 Zeilen angezeigt wird?

Die Standard Verhalten ist so eingestellt, dass die Informationen aus dem Nachrichtenkopf (Absender, Betreff, Empfangsdatum, etc…) immer in einer Zeile angezeigt werden, sofern der horizontale Platz dafür ausreichend vorhanden ist. Daraus ergibt sich für unsere Nachrichten – Liste eine Tabellenansicht, auch als Einzeilen – Layout bekannt.

Sobald der horizontale Platz jedoch nur begrenzt verfügbar ist, wird die Nachrichtenkopfinformation in der Nachrichten – Liste automatisch auf 2 Zeilen ausgeweitet. Dies wird dann auch als Kompaktes -Layout bezeichnet.

Wir können jedoch festlegen, ob Outlook diese Methode zum automatischen Anpassen des Layouts des Nachrichtenkopfinhalts verwenden soll oder ob Outlook einfach immer den Inhalt auf 1 beziehungsweise 2 Zeilen anzeigen soll.

In Outlook 2013 gibt es zudem eine zusätzliche Nachrichtenvorschau der 1. Textzeile. Diese kann entweder auf bis zu 3 Zeilen ausgeweitet werden, oder genauso gut auch komplett abgeschaltet werden.

Anzeigen der Nachrichten – Informationen in 1 oder 2 Zeilen

Der Horizontale Platz für die Nachrichten – Liste wird durch die Größe des Outlookfensters, sowie die Breite des Lesebereichs (auf der rechten Seite), des Terminkalenders (sofern aktiviert) und dem Navigations – oder Ordner – Bereich auf der linken Seite festgelegt.

Um zu verhindern, dass die Nachrichten – Liste automatisch beim Verändern der Größe dieser Bereiche zwischen dem Einzeilen – Layout oder Kompakt – Layout umschaltet, kann ein konsistentes Verhalten des Nachrichtenkopfes erzwungen werden. Dadurch wird schließlich immer nur 1 oder 2 Zeilen angezeigt.

Und so geht’s:

– Outlook 2007 und Outlook 2003
Tab: Ansicht -> Anordnen nach -> Benutzerdefiniert… ->Button: Weitere Einstellungen…

– Outlook 2010 und Outlook 2013
Tab: Ansicht -> Ansichtseinstellungen -> Button: Weitere Einstellungen

Hier müssen wir die Option >> Bei einer Breite von weniger als xx Zeichen<< deaktivieren. Um den Inhalt immer in 2 Zeilen anzuzeigen, wählen wir die Option: >>Immer kompaktes Layout verwenden<<

Bemerkung: Diese Einstellung ist nur speziell für den ausgewählten Ordner gedacht. Soll das Layout für alle Ordner angewendet werden, muss das “Messages” Anzeige-Template verändert werden. ( siehe Link )

Einstellungen für Outlook, um immer das kompakte Layout zu verwenden (oder nicht).

Ausschalten der Nachrichtenvorschau

Auch wenn die Einstellungen auf Einzeilen – Layout gesetzt sind, kann es sein, dass immer noch eine zweite Zeile in der Nachrichten – Liste erscheint.

Dies geschieht aufgrund des Nachrichtenvorschau – Features, welches verhindert, dass Outlook die Liste im Layout einer Tabelle anzeigt, das oftmals von den Leute bevorzugt wird, die den Lesebereich entweder am unteren Rand des Fensters oder ganz ausgeschaltet haben.

Um dieses Nachrichtenvorschau – Feature auszuschalten, gehen wir wie folgt vor:

– Outlook 2007 und Outlook 2003
Tab: Ansicht -> Anordnen nach -> Benutzerdefiniert… -> Button: Weitere Einstellungen

– Outlook 2010
Tab: Ansicht -> Button: Ansichtseinstellungen -> Button: Weitere Einstellungen

– Outlook 2013
Tab: Ansicht -> Button: Nachrichtenvorschau

Bei Outlook 2010 und älteren Versionen ist die Standardeinstellung von Autovorschau auf aus gestellt.

Zusatz Tipp: Anzeigen des Nachrichtenkopfes auf mehr als 2 Zeilen

Übrigens ist die Kompakt – Ansicht nicht auf 2 Zeilen begrenzt.

Wenn wir Outlook so konfigurieren wollen, dass noch mehr Zeilen in der Nachrichten – Liste angezeigt werden, dann haben wir die Möglichkeit, dass diese Informationen auf bis zu 20 Zeilen verteilt werden.

Und so geht’s:

– Outlook 2007 und Outlook 2003
Tab: Ansicht -> Anordnen nach -> Benutzerdefiniert… -> Button: Felder…

– Outlook 2010 und Outlook 2013
Tab: Ansicht -> Button: Ansichtseinstellungen -> Button: Spalten…

Ganz oben im Einstellungsfenster können wir aus der Combobox auswählen, wie viele Zeilen der Kompaktmodus verwenden soll.

Einstellung für die Anzahl der Kopfzeilen, die der Kompakt-Modus verwenden soll.

Wir würden gerne eine Visitenkarte (vCard oder vcf-Datei) hinzufügen, damit sie in unserer Email-Signatur auftaucht, was allerdings auch ein Image der Karte zu unserer Signatur hinzufügt, welches wir nicht haben möchten. Wir haben dieses Bild beim Erstellen unserer Signatur entfernt, was aber auch die Visitenkarte selbst entfernt. Gibt es eine Möglichkeit, unsere Signatur mit einer vCard aber ohne dessen Abbild zu erstellen?

Beginnend bei Outlook 2007 und weitergehend bei Outlook 2010 und Outlook 2013 generiert der Signaturen-Editor automatisch ein Bild einer Visitenkarte, wenn man diese zu dem Design seiner Signatur hinzufügt, und fügt das Bild dann auch zur Signatur hinzu. Um dieses Image zu beseitigen, aber trotzdem den vcf-Anhang (der die Visitenkarte repräsentiert) zu behalten, kann man entweder manuell die Vorlage der Signatur nachträglich bearbeiten oder einen Registry-Trick anwenden.

Methode 1: Die Vorlage der Signatur bearbeiten:

Diese Möglichkeit ist ziemlich einfach zu verstehen und anzuwenden, ohne dass man in die Registry gehen muss.

1) Zunächst erstellt man eine Signatur mit der Visitenkarte:

• Outlook 2007
  „Extras“ → „Optionen“ → auf den Tab „E-Mail-Format“ klicken → auf den Button „Signaturen“ klicken

• Outlook 2010 und Outlook 2013
  „Datei“ → „Optionen“ → „E-mail“ → auf den Button „Signaturen“ klicken

2) Als nächstes klickt man auf „Ok“, um seine Signatur zu speichern und kehrt zum Optionen-Menü zurück.
3) Im Optionen-Menü hält man die STRG-Taste gedrückt und klickt auf den „Signaturen“-Button. Dadurch wird der Signaturen-Ordner im Explorer geöffnet. Der Standart-Pfad des Ordners lautet:

• Windows XP:
  C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Signaturen
• Windows 8, Windows 7 und Windows Vista:
  C:\Benutzer\Benutzername\Anwendungsdaten\Roaming\Microsoft\Signaturen

4) Nun klickt man mit der rechten Maustaste auf die htm-Version der gewünschten Signatur und wählt „Öffnen mit“ → „Word“. Alternativ kann man auch Word öffnen und die Signatur dann per Drag-and-Drop vom Explorer-Fenster zu Word verschieben, um sie zu öffnen.
5) Im nächsten Schritt wählt man das unerwünschte Bild aus und löscht es.
6) Danach speichert man ab und schließt die Datei.
7) Die Schritte 4 bis 6 wiederholt man dann noch einmal für die rtf-Version der betreffenden Signatur.

Wenn man jetzt beim Erstellen einer neuen Nachricht die Signatur auswählt, wird die vcf-Datei automatisch angehängt, aber es wird nicht länger ein Bild innerhalb der Signatur angezeigt.

Das Bearbeiten der Signaturen-Vorlage in Word erlaubt das schnelle Entfernen eines Images von der Visitenkarte.

Methode 2: Die vcf-Datei mittel der Registry einrichten:

Diese Methode ist wesentlich komplexer als die erste, aber sie verdeutlicht, wie das Hinzufügen einer vcf-Datei zu einer Signatur eigentlich funktioniert. Diese Methode ist daher besser geeignet, wenn man das Versenden von Signaturen automatisieren und gleichzeitig eine vcf-Datei hinzufügen möchte.
Outlook speichert die Referenzen für die vcf-Datei, welche zu der Signatur gehört, auf folgende Weise in der Registry:

Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\(version)\Outlook\Signatures
Wertbezeichnung: Signaturen-Name
Werttyp: REG_SZ
Wert: Signaturen-Name_files\Voller Name
Beispielwert: Visitenkarte
Beispielwertbezeichnung: Visitenkarte_files\Mailhilfe.de GmbH

Referenz zur Visitenkarte einer Signatur in der Registry

Methode 2: Schritt-für-Schritt-Beispiel:

Um die genaue Arbeitsweise des oberen Schlüssels zu erklären und wie man damit eine Signatur mit der vcf-Datei einer Visitenkarte ohne dessen Image erstellt, kann man dem unteren Beispiel folgen:

1) Zunächst öffnet man den Signaturen-Editor:

• Outlook 2007:
  „Extras“ → „Optionen“ → auf den Tab „E-Mail-Format“ → auf den Button „Signaturen“ klicken.
• Outlook 2010 und Outlook 2013
  „Datei“ → „Optionen“ → in den Bereich „E-mail“ wechseln → auf den Button „Signaturen“ klicken.

2) Im Editor erstellt man eine neue Signatur und nennt diese: „Visitenkarte“.
3) Nun gibt man den Inhalt der Signatur ein, wie er angezeigt werden soll.
4) Dann klickt man auf den „Visitenkarte“-Button und wählt den Kontakt, den man zu der Visitenkarte hinzufügen möchte.
In diesem Beispiel wählen wir „Robert Sparnaaij“.
5) Nun verlässt man das Image und klickt auf den „Speichern“-Button. Dadurch wird eine vcf-Datei im Signaturen-Ordner erstellt.
6) Anschließend löscht man das Image. Die vcf-Datei wird dabei im Signaturen-Ordner belassen.
7) Jetzt schließt man den Signaturen-Editor und die Optionen, um zu Outlook zurückzukehren.
8) Als nächstes öffnet man den Registry-Editor und wählt den Pfad:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\(version)\Outlook\Signatures

9) Hier fügt man eine neue Zeichenfolge mit dem Menü „Bearbeiten“ → „Neu“ ein.
10) Die neue Zeichenfolge benennt man nun nach der Signatur.
In diesem Beispiel wäre das: „Visitenkarte“
11) Dann klickt man doppelt auf „Visitenkarte“, um ihm einen Wert zuzuteilen, welcher den Namen und den Speicherort der vcf-Datei repräsentiert.
Normalerweise handelt es sich um das folgende Format: Signaturen-Name_files\Voller Name. Das bedeutet, dass man den Signaturen-Namen verwendet, diesen mit „_files“ erweitert und dann den Namen des Kontaktes eingibt, welchen man zuvor zu der Visitenkarte hinzugefügt hat.
12) Danach schließt man den Registry-Editor.
13) Zum Schluss erstellt man eine neue Nachricht unter Outlook und fügt eine Signatur ein. Wenn man alles richtig gemacht hat, sollte die Signatur nun die vcf-Datei als Anhang enthalten, aber nicht das Bild der Visitenkarte.

Methode 2: Alternativer Weg zum Konstruieren des Registry-Werts:

Das Erstellen des Wertes, den man in den Registry-Schlüssel einfügen muss, hat etwas von einem Puzzle. Glücklicherweise gibt es einen anderen Weg, um dieses Puzzle zu „lösen“.

1) Als erstes hält man die STRG-Taste gedrückt und klickt auf den „Signaturen“-Button im Options-Menü. Dadurch wird der Signaturen-Ordner in Windows geöffnet.
2) Hier sollte ein Ordner zu sehen sein, der nach der eigenen Datei benannt und mit der Endung „_files“ versehen ist. Diesen Ordner öffnet man.
Im diesem Beispiel wäre das: „Visitenkarte_files“
3) In diesem Ordner sollte man die vcf-Datei finden.
In diesem Beispiel wäre das: „Mailhilfe.de GmbH“
4) Wenn man jetzt den Ordnernamen aus Schritt 2 nimmt und aufschreibt und ein „\“-Zeichen zwischen ihn und den Namen der vcf-Datei (ohne die Dateiendung) setzt, erhält man den Registry-Wert, den man eingeben muss: „Visitenkarte_files\Mailhilfe.de GmbH“.

Erweiterungen

Einige Erweiterungen für Outlook Signaturen finden Sie im Download Bereich.

Im Jahr 2001 führte Microsoft neben vielen anderen Dingen eine unschätzbare Verbesserung für die Produktivität seines Office-Pakets (damals noch Microsoft Office 2002) ein, welche die industriellen Standards für Profis anhob, deren Job eine regelmäßige Korrespondenz per E-Mail mit einer großen Kundschaft über viele Jahre voraussetzt. Microsoft nannte diese neue Funktion „Mail Merge“ – eine willkommene Erweiterung zur Anwendung Microsoft Word, welche es den Benutzern erlaubt, einen komplett anderen Ansatz bei der Kommunikation mit einer breit gefächerten Kundschaft zu verfolgen.

Was ist Mail Merge?

Die Idee ist es, die Art zu ändern, wie Leute E-Mail-Clients wie Outlook benutzen, um Massen an Mails zu verfassen, indem man ihnen mehr Kontrolle über die Mail-Aktivitäten gibt. Das wird mit einem Tool gewährleistet, welches so genannte „Macros“ verwendet – einen integrierten Platzhalter, den ein Benutzer in seine/ihre Dokumente mithilfe der Benutzeroberfläche einer Office-Anwendung einfügen kann und der später bei aktuellen Einträgen zu einer Person aus der Kontaktliste des Benutzers (oder einer anderen externen Datenquelle) ersetzt wird.

Wie benutzt man Mail Merge?

Ein allgemeines Beispiel wäre eine Mail-Aufgabe, welche es notwendig macht ein bestimmtes Dokument an eine beachtliche Zahl an Leuten zu schicken, deren Personaldaten bekannt sind: ihre Vor- und Nachnamen, die Heim- oder Arbeitsadresse, die Jobbezeichnung oder andere Parameter zur Gruppierung wie eine Abteilung oder ein Beschäftigungsfeld. Das Dokument enthält gleiche Informationen für jeden der Empfänger, aber möglicherweise ist es notwendig, einzelnen Empfängern unterschiedliche Werte zu schicken (wie einen monatlichen Schuldenbetrag, den Preis für eine Ware oder ein Ablaufdatum), welche auch bereits bekannt sind. Die Person, die mit dem Schreiben der Mails beauftragt ist, verfasst dann sein Dokument derart, dass alle Werte-Felder mit einem allgemeinen Macro markiert werden. So ein Dokument würde ungefähr so aussehen:

In der Phase, in der das Dokument zum Anhängen an eine E-Mail-Nachricht (oder Nachrichten) vorbereitet wird, greift Word auf die Quelle der Empfängerdaten zu (momentan gibt es zwei Arten an Quellen, welche als Kontaktbasis verwendet werden können – die normale Outlook Kontaktbasis (welche bereits im Vorfeld mit den notwendigen Daten ausgestattet sein müsste) oder eine Datenbank/Tabellendatei (beispielsweise aus Microsoft Access oder Microsoft Excel, um nur ein paar Möglichkeiten zu nennen). Indem es die individuellen Einträge verwendet, ersetzt Word die Macros mit tatsächlichen Namen, Adressen, Datumsangaben oder anderen Daten. Das daraus resultierende Dokument, welches vor dem Verschicken noch einmal eingesehen werden kann, würde ungefähr so aussehen:

Einer der vielen Vorzüge davon zu wissen, wie man Mail Merge benutzt, außer dass es eine effiziente und praktische Methode zum Anfertigen einer angemessenen und personalisierten Korrespondenz ist, liegt darin, dass jeder der beabsichtigten Empfänger ausschließlich seinen eigenen Namen in dem Empfängerfeld der erhaltenen Nachricht sehen wird. Der Trick liegt darin, dass Word so viele Nachrichten aus de Original-Dokument erstellt wie es Empfänger in der Mailing-Liste gibt – nahtlos und individuell:

Wie verwendet man Mail Merge besser?

Die Funktion Mail Merge ist ein robustes und anpassbares Tool, das mehr als nur eine Möglichkeit zum Erreichen des Ziels anbietet und es lässt sich auf das persönliche Nutzungsverhalten, unterschiedliche Situationen oder persönliche Präferenzen des Nutzers einstellen.
Im Abschnitt „Wie benutzt man Mail Merge?“ wurde erwähnt, dass Mail Merge unterschiedliche Datenquellen verwenden kann – das wird gemacht, damit die Benutzer die Vorgehensweise auswählen können, die ihnen bei jedem Schritt des Merging-Vorgangs die meiste Zeit einspart. Der Schlüssel zur besseren Verwendung von Mail Merge lautet wie folgt:

1. Die Wahl der Kontaktbasis nutzen: manchmal ist die Kontaktliste von Outlook die bessere Wahl, da sie die Standard-Methode zum Speichern von Kontakten ist. Wenn zum Beispiel die benötigten Datenwerte für die Mails bereits in allgemeinen Datenfeldern wie „Vorname“, „Nachname“ oder der Empfängeradresse enthalten sind, sind keine weiteren Schritte notwendig.

Wenn detailliertere Informationen benötigt werden, gibt es es eine Möglichkeit, um eine Datenbank zu erstellen, welche jede nur vorstellbare Information abseits derjenigen enthält, welche bereits in dem Kontaktformular von Outlook enthalten sind. Wird so eine spezielle Datenbank einmal sorgfältig aufgebaut, kann sie sowohl die benötigte Zeit als auch das Ergebnisse des Schreibens von Mails für eine lange Zeit immens verbessern.

2. Die Art des Original-Dokuments kann ebenfalls ausgewählt werden. Man kann nicht nur direkt in der Word Anwendung damit beginnen, eine E-Mail zu verfassen, sondern auch Outlook, Excel oder Publisher verwenden. Unabhängig davon, welche Anwendung man verwendet, kann Word jeder Zeit als Texteditor im Hintergrund aufgerufen werden.

3. Und abschließend bringt das Wissen über die Verwendung von Mail Merge einen Benutzer so nahe wie möglich an das Erreichen von Automatismus, wenn man es auf Dokumentenvorlagen bezieht, welche häufig verschickt werden und nur wenige strukturelle Veränderungen beinhalten (wöchentliche Berichte, monatliche Newsletter oder jährliche Urlaubsbenachrichtigungen, um nur ein paar zu nennen). Diese Dokumentvorlagen, die bereits mit ihren jeweiligen Datenquellen verbunden sind, können modifiziert werden, um die nötigen Änderungen vorzunehmen, ohne alle vorherigen Schritte des Mail-Verfassens durchgehen zu müssen.

Die Entwicklung von Mail Merge:

Bei einem so weitreichenden und über ein Jahrzehnt auch populären Tool sind einige Verbesserungen in der Form oder der Funktion ganz natürlich im Sinne von Moderne und einer stetig wachsenden Software-Orientierung. Wir sind Stolz, das Mail Merge Toolkit zu verwenden: ein Plugin für die Office-Anwendungsplattform, das die Reichweite der Nutzweisen, die Funktionen und die Möglichkeit zum Zeitsparen des normalen Mail Merge erweitert.

4. Das Mail Merge Toolkit verbessert die Personalisierung, indem es das Einbeziehen individueller Anhänge bei E-Mails erlaubt (wie es auch bei regulären Outlook-Nachrichten der Fall ist) – eine Funktion, die im normalen Mail Merge eine ganze Weile fehlte. Außerdem wurde ein anpassbares Betreff-Feld eingeführt, wodurch die Zeit zum Verfassen einer Mail auf ein paar Mausklicks während des eigentlichen Mail-Schreibens reduziert werden kann.

5. Zum Schluss wurden einige spezielle Funktionen eingeführt, um selbst die komplexesten Nutzungen zu unterstützen und noch mehr Zeit einzusparen. Wenn es notwendig wird, ein Dokument als PDF, HTML oder als RTF-Anhang zu verschicken oder man die Form der Nachricht anpassen möchte, braucht man nichts weiter außer dem Mail Merge Toolkit!