Wir haben mehrere Nachrichten mit Fähnchen markiert, wenn wir aber keine Erinnerungszeit festlegen, so erhalten wir keine Erinnerung. Das Element zeigt auch kein ‘Glocken’-Symbol an.
Wie können wir automatisch Erinnerungen auf mit Fähnchen markierte Elemente setzen?
Nach Voreinstellung geben mit Fähnchen markierte Elemente grundsätzlich keine Erinnerungsnotifikationen von sich, wenn wir diese nicht festlegen. Um immer automatisch eine Erinnerung zu einem markierten Element hinzuzufügen gehen wir wie folgt vor:
Outlook 2007 und älter Extras>Optionen>Einstellungen>Aufgabenoptionen> Erinnerung aktivieren für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum
Outlook 2010 und 2013 Extras>Optionen> Register Einstellungen> Aufgabenoptionen>Erinnerung aktivieren für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum
Die Erinnerungszeit die wir festlegen wird zu unserer Standarteinstellung für zukünftige Erinnerungen und kann wie folgend geändert:
Outlook 2007 und älter Extras>Optionen>Einstellungen>Kalenderoptionen
Outlook 2010 und 2013 Datei>Optionen>Kalender auswählen
Das Verhalten von Elementen die für heute markiert sind:
Es gibt ein kleines ‘Gotcha’ wenn wir Elemente mit dem heute-Fähnchen markieren –
Wenn wir ein Fähnchen vor unserer Standart-Erinnerungszeit setzen, so wird eine Erinnerung hinzugefügt. Setzen wir dieses Fähnchen jedoch erst nach unserer Standart-Erinnerungszeit, so wird keine Erinnerung erscheinen und muss daher manuell hinzugefügt werden.
Nehmen wir an, unsere Standart-Erinnerungszeit ist auf 9:00 Uhr morgens festgelegt;
Wenn wir nun ein Element für heute um 8:30 Uhr morgens markieren, so werden wir eine Erinnerung um 9:00 Uhr morgens erhalten. Setzen wir das Fähnchen jedoch für heute um 9:30 Uhr an, so wird keine Erinnerung erscheinen.
Um sicherzugehen, dass wir eine Erinnerung für alle Aufgaben und mit Fähnchen markierten Elemente erhalten, müssen wir nur eine Standart-Erinnerungszeit fest: Erinnerung aktivieren für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum
Bei der Auswahl verschiedener Ordner, wurde aus Versehen ein Ordner verschoben. Nun sind wir nicht in der Lage, den Ordner wiederzufinden und ihn wieder an die alte Stelle zu verschieben. Wir haben eine Menge Ordner und jeden einzelnen zu durchforsten ist keine wirkliche Option.
Gibt es in Outlook eine Möglichkeit, den Ordner mittels Namen zu suchen?
Nein, Outlook besitzt keine solche Möglichkeit, aber es gibt andere Wege Ihren Ordner ausfindig zu machen.
Suchen Sie nach ähnlichen Ordnern
Da Sie den Ordner per Drag and Drop verschoben haben, kann er nicht wirklich weit sein. Er kann nicht weiter als ein Ordner unter den jetzt sichtbaren sein. Es ist nicht möglich, dass er sich plötzlich 3 oder 4 Ordnerstufen tiefer befindet. Wenn Sie den Ordner erweitern – entweder durch das Pluszeichen (+) oder den Pfeilen neben den Ordnern – sollten Sie in der Lage sein, Ihren verrutschten Ordner zu sehen.
Nutzen Sie das Plus oder die Pfeile, um Ihre Ordner zu erweitern.
Komplette Ordnerverwaltung
Wenn Sie Ihr versehentliches Bewegen des Ordners erst wenig später bemerken, wird die oben beschriebene Methode Ihnen nicht mehr helfen. Um nicht jeden einzelnen Ordner durchzuklicken, können Sie mit der Option „Ordnergröße“ eine Aufstellung an Ordnern erhalten.
1. Gehen Sie im Posteingang mit der rechten Maus zum Menü.
2. Wählen Sie Eigenschaften.
3. Nutzen Sie die Taste -> Ordnerverwaltung oder Ordnergröße
Outlook wird eine Liste aller Ordner anzeigen, die in einem Fenster einfach zu scrollen sind und Sie haben die Namen der Ordner schnell auf einen Blick. Es wird ebenso der gesamte Pfad des Ordners angezeigt, so dass Sie ihn beim Finden ganz einfach durchsehen können.
Nutzen Sie den Reiter -> Ordnergröße, um Ihren Ordner nach Namen zu finden.
Bemerkung 1: Falls Sie bereits eine Ahnung davon haben, wo der von Ihnen bewegte Ordner sein kann, klicken Sie auf Ordnergröße dieses Ordners und Ihre Suche wird eingeschränkt. Bemerkung 2: Unglücklicherweise können Sie die Ordnerverwaltung nicht in eine editierbare Datei wie Notepad exportieren. Um dies zu ermöglichen, können Sie ein vbs-Script (Empfohlen) oder ein vba-macro auf dieser Seite nutzen; -> Exportieren oder Drucken der Ordnerliste.
Suchen einer Nachricht mit der Sofortsuche
Falls Sie sich noch an eine Nachricht in diesem Ordner erinnern können, führen Sie eine Suche aller E-Mail-Elemente durch und Sie werden ebenso den Ordner entdecken, in dem die Nachricht enthalten ist.
Um dies zu tun, klicken Sie in der Suche über ihrer Nachricht oder drücken Sie CTRL + E und dann CTRL + ALT + A um die Ansicht -> Alle E-Mail Elemente durchsuchen zu erweitern.
Wenn Sie die Nachricht gefunden haben, öffnen Sie sie mit einem Doppelklick und drücken dann CTRL + SHIFT + F, um das Menü -> Erweiterte Suche zu öffnen. Das Menü -> Erweiterte Suche zeigt durch seine Voreinstellung bereits den Ordner an, in dem die Nachricht sich aufhält.
Durch das Drücken der Taste Durchsuchen im Menü -> Erweiterte Suche, werden Sie den Standort des Ordners in Ihrem Posteingang finden.
Mit der Suche über Windows nach einer Nachricht suchen
Noch eine andere Möglichkeit, Ihren Ordner mit einer sich dort befindlichen Nachricht suchen ist die Suche über Windows. Die Ergebnisse werden den Standort der gefundenen Nachricht anzeigen.
Ein einfacher Weg, dies in Windows Vista oder Windows 7 (nicht länger für Outlook 2013 oder Windows 8) zu tun, ist die Nachricht über das Suchfeld im Startmenü zu suchen. Wenn die Nachricht erscheint, klicken Sie rechts und wählen -> Unterhaltung anzeigen. Ein Fenster mit den Suchergebnissen öffnet sich nun im Explorer. Wenn Sie Ihre Ansicht nun in Detailansicht ändern, werden Sie die Spalte mit den Ordnern sehen, die den Pfad zum Ordner anzeigen. Der Name in Klammern ist der Name des Postfachs oder der pst-Datei, wie sie in Outlook erscheint.
Mit der Desktop-Suche bei Windows XP, sieht man den Ordnerpfad auch, wenn Sie das Fenster mit den Suchergebnissen öffnen oder wenn Sie über Start -> Suche gehen.
Bemerkung: Um die Detailansicht in Windows Vista oder Windows 7 im Explorer zu wechseln, gehen Sie auf -> Ansicht wechseln oder drücken Sie die ALT-Taste auf Ihrer Tastatur; das Ansichtsmenü wird sichtbar und Sie können die Details dann auszuwählen.
VBA Makro: Einen Ordner nach Namen finden
Falls Sie den Namen (oder Teile davon) des bewegten Ordners kennen, können Sie auch das Makro -> Ordner finden von VB Office nutzen. Wenn es einmal den Ordner gefunden hat, bietet es an ihn direkt zu öffnen, so dass Sie seinen Standort bestimmen und dorthin versetzen können, wohin er gehört.
Suche mit einer Erweiterung
Falls diese vorgeschlagenen Lösungen nicht zusagen, empfehlen wir Ihnen Lookeen Search mit dieser Outlook Erweiterung finden Sie sehr schnell alles nötige.
Wir erhalten von jemandem die Einladung zu einem Meeting, doch wir können die Einladung nicht annehmen, weil wir die Buttons annehmen, ablehnen oder unter Vorbehalt nicht benutzen können. Wir nehmen an, dass der Einladende den Mac Kalender iCal benutzt, um diese Meeting Anfrage zu senden.
Gibt es einen Weg die Anfrage anzunehmen und den Termin in meinen Outlook Kalender zu importieren?
Sie sollten vorab die Outlook Version überprüfen und sicherstellen, dass Outlook auf dem aktuellsten Stand ist, da dies erst ab dem Service Pack 1 für Outlook 2007 und später im Service Pack 2 unterstützt wird. Auch Outlook 2010 und 2013 bietet hierfür die notwendige Unterstützung an.
Der Schlüssel, um organisierte Meetings zu extrahieren
Einmal aktualisiert, müssen Sie folgende Werte in der Registry hinzufügen:
Der Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<version>\Outlook\Options\Calendar
Der Name des Wertes: ExtractOrganizedMeetings
Der Typ des Wertes: REG_DWORD
Der Wert: 1
Wenn dieser Schlüssel fehlt oder auf 0 gesetzt ist, können Sie Terminanfragen, die Ihnen von anderen oder unbekannten Kalenderformaten gesandt worden sind, leider nicht annehmen. Wenn dieser Schlüssel auf 1 gesetzt ist, ist die Voraussetzung geschaffen, um die Anfragen von anderen oder unbekannten Kalendern zu interpretieren und anzunehmen.
Ich erhalte folgende Fehlermeldungen, wenn ich mir Emails anschaue oder erstellen möchte:
“Mindestens ein ActiveX-Steuerelement konnte nicht angezeigt werden, weil entweder: Die aktuellen Sicherheitseinstellungen verhindern die Ausführung von ActiveX-Steuerelementen. Als Folge davon kann die Seite nicht richtig angezeigt werden.”
Welche Sicherheitseinstellungen muss ich dafür ändern?
Tatsächlich sind die Sicherheitseinstellungen richtig eingestellt, wenn die ActiveX Steuerungen nicht in den Emails verwendet werden sollten.
Dass, was hier passiert, ist dass irgendwo die ActiveX Steuerungen der Email hinzugefügt werden, wenn die Email erstellt wird. Vorausgesetzt, dass Sie der Ersteller der Email sind, ist der Wahrscheinlichste Grund, dass Sie Word als Email Bearbeitungsprogramm verwenden oder dass Sie Ihre Signatur für Emails in Word erstellt haben. Einige fortgeschrittene Texteffekte werden in Word erzielt durch den Gebrauch der ActiveX Steuerungen. Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie ein Add-In in Word installiert haben, welches Ihre normal.dot Datei verändert, die auch bei der Emailerstellung in Outlook 2003 verwendet wird oder wenn vorher Word als Emaileditor verwendet wurde.
Signatur
Schalten Sie die voreingestellte Signatur aus und schauen Sie, ob Sie nach wie vor diese Fehlermeldung erhalten wenn Sie eine neue Nachricht erhalten oder wenn jemand eine Nachricht von Ihnen erhält (Sie können sich auch selbst eine Testnachricht senden). Falls nicht, war die ActiveX Steuerung in Ihrer Signatur und sollte wieder hergestellt sein.
Verändern Sie Ihren Emaileditor
Schalten Sie Word als Emaileditor aus (Outlook 2003 und vorangegangene) und schauen Sie, ob Sie nach wie vor diese Fehlermeldung erhalten, wenn Sie eine neue Nachricht erstellen oder wenn jemand eine Nachricht von Ihnen erhält. Wenn nicht, befand sich die ActiveX Steuerung in Ihrer nomal.dot Datei.
Normal.dot zurücksetzen
Wenn Sie Outlook 2003 oder vorangegangene Versionen nutzen, die Word als Ihren Emaileditor verwenden, können Sie die normal.dot Datei zurücksetzen, indem Sie diese umbenennen in .old, wenn Word und Outlook geschlossen sind. Sie können diese Datei dort finden:
Windows 7 and Windows Vista C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\
Windows XP C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Templates\
Briefpapier und Motive
Wenn Sie ein voreingestelltes Briefpapier oder Motiv ausgewählt haben, sollten Sie dies wieder auf Standardeinstellung zurücksetzen. Wenn Sie nicht länger diesen Fehler erhalten, überzeugen Sie sich, dass das Briefpapier oder Motiv, welches Sie benutzen, frei ist von ActiveX Komponenten.
Word Add-ins
Wenn Sie diese Probleme immer noch haben, nachdem Sie alle vorangegangenen Punkte überprüft haben, dann ist dies mit hoher Wahrscheinlichkeit durch ein ständiges Word Add-in (Nur Outlook 2003 und vorangegangene Versionen)verursacht. Deaktivieren Sie alle Word Add-ins und schalten Sie eins nach dem anderen ein (dazwischen immer Word und Outlook neustarten), um die Ursache zu finden.
Add-ins in Word ausschalten
Word 2003 und vorangegangene:
Extras -> Anpassen -> Tabstopps
In der linken Liste wählen Sie Extras aus. Aus der rechten Liste ziehen Sie den “COM Add-ins” -Befehl raus und zur Toolbar hinzu. Schließen Sie das geöffnete Fenster und drücken Sie auf die Com Add-ins Schaltfläche .
Word 2007 und Word 2010
Wie bereits erwähnt, sollte dieser ActiveX Fehler nicht durch Word Add-ins in Outlook 2997 oder Outlook 2010 auftreten, da sie nur intern geladen werden und nicht in Outlook. Die Anweisungen sind nur Vollständigkeit hinzugefügt:
Öffnen Sie das Optionsmenü von Word
Word 2007 Officeschaltfläche in der linken, oberen Ecke -> Schaltfläche für Wordeinstellungen
Word 2010 Datei – Optionen
Wählen Sie auf der linken Seite die Option Add-ins aus. Aus der Menüliste oben wählen Sie Com Add-ins und drücken auf die Speicherschaltfläche.
Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, während Sie ein Add-in deaktivieren, dann starten Sie Word als Administrator, aber dann natürlich auf Word anwenden, nicht auf Outlook .
Die Gründe dafür, dass duplizierte Nachrichten im Posteingang von Outlook erscheinen, sind verschieden. Sie können dadurch verursacht werden, dass die Hauptsynchronisationssoftware nicht korrekt funktioniert oder konfiguriert ist, durch Probleme mit dem E-Mail-Server oder dem Client (wenn beispielsweise die Nachrichtenkopien auf dem Server zurückbleiben während Sie ein neues Konto im Outlook anlegen müssen) oder einfach durch einen menschlichen Fehler, wenn mehrere ausgewählte Nachrichten durch copy-paste kopiert wurden usw.
Jeder dieser Vorfälle kann dazu führen, dass sie zahlreiche Kopien haben, die Sie wieder löschen möchten. Diese Aufgabe ist leicht, nehmen Sie einfach den Duplicate Email Remover und befreien Sie alle Ihre Ordner von duplizierten Nachrichten und Informationen, auch wenn sich die Originalnachricht und das Duplikat in verschiedenen Ordnern befinden.
Es ist möglich, dass Sie erstaunt sind, wenn Sie immer noch Duplikate in den Ordnern vorfinden, auch nachdem das Programm alle Ordner durchgearbeitet hat und viele Duplikate gelöscht wurden! „Was ist da falsch gelaufen???“ werden Sie sich fragen. Sie sehen nach wie vor viele Duplikate und das Programm will und will sie einfach nicht löschen. Geben Sie nicht dem Programm die Schuld, es arbeitet wirklich korrekt. „Aber warum sind die Duplikate immer noch in meinem Ordner?“ fragen Sie. Und die Antwort ist, dass die Nachrichten keine exakten Kopien sind, zum Beispiel sind die Nachrichten nahezu identisch sind, aber in Wirklichkeit gibt es Unterschiede in einem oder wenigen Feldern. Das kann vorkommen, weil die Nachrichten verschiedene Kopfzeilen haben (diese beinhalten technische Informationen über die Nachrichtenübermittlung) oder dass der Text einer Anti-Virus-Software zur Nachricht hinzugefügt wurde usw. Manchmal können Sie einfach entdecken, wo die Nachrichten Unterschiede haben (in welchen Nachrichtenfeldern) und die Einstellungen des Programms so anpassen, dass es die Felder mit den Unterschieden ignoriert, wenn es Nachrichten miteinander vergleicht. Dadurch werden Nachrichten als Duplikate erkannt, weil alle anderen Felder identisch sind. Aber manchmal zeigen alle sichtbaren Felder in Outlook identische Informationen an und Sie können nicht entdecken, welche Felder ignoriert werden sollten.
Für solche Fälle haben wir eine Lösung vorbereitet. Der Duplikate Email Remover v.3 ermöglicht es Ihnen, zwei Nachrichten zu vergleichen und zu entdecken, in welchen Feldern die Unterschiede sind. Das Ergebnis des Vergleichs ist eine Liste von Nachrichtenfeldern mit Details über das Ergebnis.
Wie man die Nachrichten-Vergleichs-Funktion benutzt
1. Starten sie den Duplicate Email Remover in dem Sie die Schaltfläche in der Outlook-Leiste anklicken
2. Folgen Sie dem Installationsassistenten bis Schritt 4:
3. Wählen Sie die erste und zweite Nachricht aus, die Sie vergleichen möchten.
4. Klicken Sie den „Vergleichen“ Button.
5. Das Ergebnisfenster zeigt Ihnen eine Liste von Feldern und das Ergebnis des Datenvergleichs. Die Felder, die mit einem „=“ markiert sind, sind identisch, die anderen Felder sind nicht identisch:
6. Analysieren Sie das Ergebnis und wenn Sie sicher sind, dass die Nachrichten als Duplikate erkannt werden sollen, auch wenn sie Unterschiede haben, dann passen Sie die Duplicate Email Remover Einstellungen entsprechend der erhaltenen Ergebnisse an.
Es ist wichtig, dass Sie den Haken aus den Kästchen entfernen, in denen die Unterschiede gefunden wurden. Das wird dem Programm sagen, dass diese Felder ignoriert werden sollen wenn das Programm die Nachrichten vergleicht, um Duplikate zu entdecken.
7. Sobald diese Feldeinstellungen angepasst wurden, können Sie zum nächsten Schritt des Installationsassistenten gehen, um mit den neuen Einstellungen weiterzumachen. Die Duplikate, die vorher ignoriert wurden, werden jetzt entdeckt und gelöscht.
Sie sind herzlich eingeladen, diese tolle Funktion zum Löschen von Duplikaten im Outlook zu testen – laden Sie einfach eine neue Version dieses Programms auf der Duplicate Email Remover Homepage herunter.
Nach Abschluss des Downlaods, kann das ZIP-Archiev geöffnet oder extrahiert werden. Danach kann mit einem Doppel-Klick auf die Datei exportoutlookfolders.vbs
Microsoft Outlook starten und links im Strukturbaum entweder ein Postfach wählen um dessen Ordnernamen zu exportieren oder einen Ordner im Postfach wählen um dessen Unterordner exportieren zu können.
Nun muss noch gewählt werden, ob die Liste der Ordner strukturiert (also mit Unterverzeichnissen, siehe Bild 1), oder unstrukturiert (Liste aller Ordnernamen mit Dateipfaden), siehe Bild 2) sein soll.
Das Export-Skript erstellt nun automatisch eine Textdatei mit allen gewünschten Ordnernamen. Die Textdatei wir nach Abschluss des Vorgangs geöffnet, gleichzeitig auf dem Desktop abgelegt und trägt den Titel “outlookfolders.txt”
Bild 1: strukturierte Ausgabe
Bild 2: unstrukturierte Ausgabe
Hinweis 1: Im herunter geladenen ZIP-Archiv ist ebenfalls ein Export-Skript in form eines Outlook-Makros enthalten.
Hinweis 2: Das Skript kann auch dazu verwendet werden, um einen bestimmten Ordner in der Ordnerliste zu finden. Dafür kann die normale Suchfunktion innerhalb der ourlookfolders.txt Textdatei benutzt werden. Diese kann über den Shortcut STRG + “F”
Dies funktionierte bisher ganz gut, aber wir haben herausgefunden, dass die „Erweiterte Suche“ von Microsoft aus zukünftigen Outlook 2016 Versionen entfernt wurde.
Wie sollen wir nun Boolesche- und Mehrkriteriensuche in Outlook ausführen?
Der erweiterte Suchdialog stellte in der Tat eine nützliche WYSIWYG-Schnittstelle zur Verfügung, um komplexere Suchanfragen mit relativer Leichtigkeit zu erstellen.
Was bleibt, ist das Suchfeld an der Oberseite Ihrer Nachrichtenliste, und obwohl dies auf den ersten Blick vielleicht ganz spartanisch aussehen könnte, ist es genau genommen extrem leistungsfähig, wenn man die richtige Syntax für Suchanfragen und Feldnamen kennt.
Obwohl eine Suchanfrage, die auf Teilzeichenfolgen oder Sonderzeichen basiert, nicht im Suchfeld durchgeführt werden kann, ist eine boolesche Suche mit mehreren Kriterien definitiv möglich.
Bis bald erweiterte Suche! Du warst für die letzten 2 Jahrzehnte für uns ein guter Freund und ein notwendiges Übel. Wir hoffen, dass all deine Features bald einen geeigneten Ersatz erhalten!
Suchabfragebeispiel
Wie eine boolesche Suche mit mehreren Suchkriterien durchgeführt wird, kann am besten mit einem Beispiel erklärt werden.
In diesem Beispiel werden wir unsere gesamte Mailbox nach E-Mails durchsuchen, die eine Rechnung besitzen, aber nicht von Amazon stammen. Die geplante Abfrage in Worten lautet wie folgt;
• Das Wort „Rechnung“ entweder im Betreff oder im Inhalt,
• AND
• Verfügt über einen Anhang,
• AND
• NICHT von Amazon,
• AND
• Alle Mail-Ordner durchsuchen.
Die eigentliche Suche nach dieser Beispielabfrage lautet;
(thema:“Rechnung“ OR inhalt:Rechnung) hatanlagen:ja NOT von:“Amazon“
Darüber hinaus würden Sie den Suchbereich auf die aktuelle Mailbox setzen. Dies geschieht über die Dropdown-Liste neben dem Suchfeld oder dem Gruppenfeld in der Suche.
Es kann ebenfalls eine boolesche Suche im Outlook-Suchfeld durchgeführt werden.
Eine Analyse des Beispiels
Wie funktioniert nun diese Abfrage?
Als aller erstes Konzentrieren wir uns auf die Felder, die wir abfragen möchten. Einige von ihnen sind ganz simpel, wie zum Beispiel „Betreff“, „Inhalt“ und „Von“, während andere über die Gruppe „Verfeinern“ der Registerkarte „Suchen“ eingefügt werden können oder indem sie in dieser Referenzanleitung nachgeschlagen werden.
Durch die Verwendung von Klammern können wir die OR-Abfrage isolieren und grundsätzlich die Ergebnisse für das Feld Betreff und Inhalt vereinen.
Mit der AND-Abfrage schauen wir in diese zusammengefügten Ergebnisse und wählen nur diejenigen, die Anhänge enthalten.
Mit der NOT-Abfrage filtern wir die Ergebnisse noch weiter und verwerfen die E-Mails, die aus den Ergebnissen von Amazon stammen. Also grundsätzlich könnten Sie es auch als „UND NICHT“ lesen.
Alternative: Verwenden Sie Suchordner, insbesondere für wiederholte Suchaktionen
Wie Sie sich vorstellen können, gibt es einige Suchanfragen, die äußerst komplex oder lang werden können, und Sie könnten sich den WYSIWYG-Editor wieder herbeiwünschen.
Zum Glück gibt es noch einen Weg, um dies zu erledigen, nämlich indem Sie einen Suchordner erstellen. Der zusätzliche Vorteil ist, dass Sie Ihre Suchabfrage für eine Wiederverwendung speichern oder einen Suchordner für den statischen Teil Ihrer Abfrage erstellen können, aber Sie können auch das Suchfeld für die Variablen verwenden, wie zum Beispiel das Feld „Datum“ oder „Von“.
Schritt 1: Aktivieren Sie den Abfragegenerator
falls Sie dies noch nicht getan haben, aktivieren Sie den Abfragegenerator in Outlook, indem Sie den folgenden Registrierungsschlüssel erstellen.
1. Öffnen Sie den Registry-Editor:
Start-> Tippen Sie: regedit
2. Navigieren Sie zu dem folgenden Speicherort in der Registrierung HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<version>\Outlook\
3. Wählen Sie: Bearbeiten-> Neuer Schlüssel
4. Benennen Sie den Schlüssel: QueryBuilder
Schritt 2: Erstellen Sie den Suchordner
Jetzt können Sie einen Suchordner erstellen und die Registerkarte Abfragegenerator verwenden, um Ihre Abfrage zu erstellen.
1. Erstellen Sie einen neuen Suchordner
• Outlook 2007
Datei-> Neu-> Suchordner
• Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016
Registerkarte „Ordner“-> Neuer Suchordner
• Tastenkombination
STRG + UMSCHALT + P
2. Wählen Sie am unteren Rand des Dialogs: Erstellen eines benutzerdefinierten Suchordners.
3. Drücken Sie die Schaltfläche „Auswählen …“
4. Legen Sie einen Namen für Ihren Suchordner fest.
5. Verwenden Sie die Schaltfläche „Durchsuchen …“, um auszuwählen, welche Ordner durchsucht werden sollen.
6. Drücken Sie die Schaltfläche „Kriterien …“
7. Wählen Sie die Registerkarte „Abfrage-Generator“, um Ihre boolesche Suchabfrage zu erstellen.
8. Jetzt wählen Sie unter „Weitere Kriterien“ die entsprechenden Felder aus. Hinweis: Durch die Sortiert-Funktion „Nach oben“ oder „Nach unten“ können Sie Such-Kriterien verschieben.
Ein Teil der booleschen Suchabfrage kann auch als Suchordner gespeichert werden. Um die gleichen Ergebnisse wie aus dem Beispiel zu erhalten, müssen Sie lediglich die Schaltfläche „Hat Anhänge“ auf der Registerkarte „Suchen“ der Multifunktionsleiste drücken.
Tooltipp
Wenn Sie allerdings ein sehr großes Postfach, kann es sein, das Ihre erstellter Suchordner Outlook gewaltig „aus-bremst“. Wir empfehlen sich evtl. eine Outlook-Erweiterung, wie z.B. Lookeen Search anzuschauen.
Wir meinen uns zu erinnern, dass in älteren Versionen von Outlook Einträge für Besprechungen im Kalender ein Symbol mit zwei Köpfen darauf hatte. Dadurch konnte man sie ganz einfach von den Einträgen für andere Termine unterscheiden.
Gibt es eine Möglichkeit, dieses Symbol wieder zu bekommen oder eine andere Markierung zu setzen, damit man auf einen Blick erkennen kann, was ein Eintrag für einen Termin und was ein Eintrag für ein Besprechung ist?
Bis zur Version Outlook 2003 hatten Einträge für Besprechungen tatsächlich das 2-Kopf-Symbol neben sich stehen. Aus unbekannten Gründen wurde dieses Symbol in Outlook 2007 entfernt (zusammen mit dem Glocken-Symbol, das aber in Outlook 2010 und späteren Versionen wieder zurückkehrte).
Um trotzdem eine visuelle Unterscheidung zwischen Einträgen für Termine und solche für Besprechung zu schaffen, kann man die Bedingte Formatierung verwenden.
Da die Bedingte Formatierung vergleichsweise flexibel ist, werden in diesem Text einige Beispiele dafür vorgestellt, was man noch alles mit dieser Option machen kann als nur ein einfaches Symbol zur Hervorhebung von Besprechungen auszutauschen.
Termine hervorheben
Da prinzipiell alle Einträge für Besprechungen „Erforderliche Teilnehmer“ haben, können wir dieses Feld nutzen, um unsere Regel für die Bedingte Formatierung darauf aufzubauen, sofern das folgende gilt:
Kalender-Einträge, die nur einen Nutzer sowohl als Organisator als auch als Benötigten Teilnehmer haben, sind Termine.
Kalender-Einträge, die einen Nutzer als Organisator haben, aber beim Feld für Erforderliche Teilnehmer keinen Eintrag haben, sind Termine.
Die oben stehenden Aussagen sind wahr, solange sie keine Optionalen Teilnehmer haben (was für die meisten Einträge eher selten ist). In diesem Fall muss man im Abschnitt „Nur Optionale Teilnehmer“ weiterlesen.
Um alle Termine in einer anderen Farbe anzuzeigen, erstellt man dafür eine Regel zur Bedingten Formatierung mit 3 Kriterien:
1) Zuerst öffnet man das Menü für die Bedingte Formatierung
Outlook 2010, Outlook 2013 und Oulook 2016:
auf den Tab „Ansicht“ klicken → auf den Button „Ansichtseinstellungen“ klicken → „Bedingte Formatierung“
2) Anschließend klickt man auf den Button „Hinzufügen“.
3) Jetzt muss man die Regel benennen – zum Beispiel „Termine“.
4) Im nächsten Schritt legt man die Farbe für die Regel fest.
5) Anschließend klickt man auf den Button „Bedingung“.
6) Danach klickt man auf den Tab „Erweitert“.
7) Hier kann man die folgenden Kriterien hinzufügen:
– Feld: Erforderliche Teilnehmer (zu finden unter „Alle Terminfelder„)
– Bedingung: ist (genau)
– Wert: (der eigene Display-Name)
8) Dann fügt man die folgenden Kriterien hinzu:
– Feld: Erforderliche Teilnehmer
– Bedingung: ist leer
9) Abschließend gibt man diese Kriterien noch ein:
– Feld: Organisator
– Bedingung: ist (genau)
– Wert: (der eigene Display-Name)
10) Wenn man nun die Menüs mit OKschließt und zum Kalender zurückkehrt, ist die Erstellung der Regel beendet.
Die drei Filter-Kriterien, um Einträge für Termine zu finden und sie hervor zu heben.
Hinweis 2: Um das Beispiel kurz zu erläutern: da das Feld für „Erforderliche Teilnehmer“ zweimal spezifiziert wurde, muss wenigstens einer der Werte wahr sein (ODER-Bedingung). In jedem Fall muss die Bedingung für den Organisator auch wahr sein (UND-Bedingung).
Ausnahme: Besprechungen mit nur Optionalen Teilnehmern hervorheben
Wenn man ein Eintrag für ein Besprechung mit nur Optionalen Teilnehmern hat, muss man die folgende Regel für Bedingte Formatierung über der Regel für „Termine“ eintragen und seine Farbe auf „keine“ setzen.
– Feld: Optionale Teilnehmer
– Bedingung: ist nicht leer
Diese Regel kann man zum Beispiel so benennen: „Besprechungen (nur mit Optionalen Teilnehmern)“.
Am Ende dieser Anleitung befindet sich ein Screenshot, der die Erforderliche Sortierreihenfolge für die Regeln der Bedingten Formatierungen anzeigt.
Besprechungen statt Termine hervorheben
Wenn man eher Besprechungen statt Terminen hervorheben möchte, muss man folgendes tun:
1) Zunächst ändert man die Farbe der Regel für „Besprechungen (nur mit Optionale Teilnehmer)“ zu einer Farbe, die einem gefällt.
2) Im nächsten Schritt wechselt man die Farbe der Regel „Termine“ zu „Keine“ oder einer anderen Farbe als der, die man im ersten Schritt gewählt hat.
3) Anschließend legt man eine neue Regel an, die „Besprechungen“ genannt wird, ohne irgendwelche Kriterien festzulegen. Die Regel platziert man dann unter der Regel „Termine“. Man muss die Farbe für diese Regel zu der gleichen Farbe umändern, die man in Schritt 1 festgelegt hat. Alternativ kann man auch eine andere Farbe wählen, wenn sie sich von der Farbe aus Schritt 2 unterscheidet. Die Warnung, die beim Anwenden der Regel auftaucht, kann man ignorieren.
Besprechungen hervorheben, bei denen man selber ein Optionaler Teilnehmer ist
Das Schöne bei Bedingten Formatierungen ist, dass man sie nach den eigenen Interessen anpassen kann. So ist es zum Beispiel möglich, Treffen mit einer anderen Farbe zu versehen, bei der man selbst nur ein Optionaler Teilnehmer statt ein Erforderlicher Teilnehmer ist.
Um das zu tun, erstellt man eine neue Regel, die man beispielsweise „Treffen (Optional für mich)“ nennt und platziert sie über der Regel für „Besprechungen (nur mit Optionale Teilnehmer)“ oder, falls man diese Regel nicht erstellt hat, über der Regel „Termine“. Man wählt eine Farbe, die bisher noch nicht verwendet wird und legt folgende Kriterien fest:
Feld: Optionale Teilnehmer Bedingung: enthält Wert: (der eigene Display-Name)
Wir haben eine interessante Nachricht erhalten, die wir später lesen wollten, also haben wir diese nicht sofort gelesen, aber jetzt ist sie plötzlich verschwunden.
Wir haben herausgefunden, dass die Nachricht vom Absender zurückgerufen wurde, aber aus Gründen, auf die wir hier nicht weiter eingehen werden, glauben wir, dass dies nicht hätte geschehen sollen.
Gibt es eine Möglichkeit, wie wir diese Nachricht zurückbekommen können?
Kein Haftungsausschluss
Ah, die „Nachricht zurückrufen“ Funktion … Es war das Thema vieler endloser Diskussionen darüber, inwieweit es gesetzlich erlaubt sein sollte diese Funktion zu besitzen und wie man damit umgeht.
Gesetze sind in jedem Land anders, also halten wir uns einfach an einen keinen Haftungsausschluss über das Feature selbst und zeigen Ihnen dann, wie Sie die zurückgerufene Nachricht immer noch zurückbekommen können.
Haftungsausschluss: Die Funktion „Nachricht zurückrufen“ kommt ohne jegliche Gewähr.
Die Funktion „Diese Nachricht zurückrufen“ ist keine perfekte Methode um etwas zu verheimlichen und wurde auch nicht dafür konzipiert.
Es ist im Grunde nur ein hilfreiches Endbenutzer-Tool, um unter den richtigen Umständen einige aufrichtige Fehler zu verbergen. Unter den falschen Umständen kann es den gegenteiligen Effekt haben, wie bereits im Folgenden besprochen; Eine gesendete Nachricht zurückrufen (und warum dies wahrscheinlich fehlschlagen wird).
Auf alle Fälle hinterlässt es eine Spur!
Wenn Sie etwas benötigen, das zuverlässig funktioniert, dann gibt es Funktionen auf Exchange-Ebene wie zum Beispiel In-Place eDiscovery (Compliance-Suche), mit denen Sie eine heikle Situation wirklich bereinigen können. Dazu müssen Sie jedoch mit Ihrem Exchange-Administrator und/oder Compliance-Verantwortlichen sprechen, da es sich hier nicht um Endbenutzerfunktionen handelt.
In diesem Fall hat es funktioniert, und dies geschah im Hintergrund in einer vereinfachten Darstellung.
1. Eine spezielle Rückrufnachricht wurde vom Absender der Nachricht gesendet, um die ursprüngliche Nachricht in der Mailbox des Empfängers zu finden und zu löschen (oder zu ersetzen).
2. Die ursprüngliche Nachricht wurde in der Mailbox des Empfängers gefunden und wurde unwiederbringlich gelöscht (überspringt den Ordner „Gelöschte Objekte“) sowie die spezielle Rückrufnachricht selbst.
Unter den perfekten Umständen hätte der Empfänger der Nachricht nie bemerkt, dass diese Nachricht empfangen oder kurz danach gelöscht wurde.
Da die Nachricht jedoch (kurzzeitig) in der Mailbox gespeichert und dann unwiederbringlich gelöscht wurde, wird diese auch weiterhin angezeigt, wenn die Funktion „Gelöschte Elemente wiederherstellen“ verwendet wird.
Sie sehen nun einen Dialog mit allen Outlook-Elementen, die kürzlich aus Ihrem Postfach gelöscht wurden, sich aber noch in der Aufbewahrungsfrist befinden, die für Ihr Postfach festgelegt wurde. Wie lange dieser Aufbewahrungszeitraum ist, hängt von den gewählten Einstellungen Ihres Unternehmens ab, für Office 365 Exchange Online beträgt der Standard jedoch 14 Tage.
In diesem Dialogfeld sollten Sie die spezielle Rückrufnachricht sowie die ursprüngliche Nachricht selbst sehen. Wählen Sie die ursprüngliche Nachricht aus und vergewissern Sie sich, dass die Option „Ausgewählte Elemente wiederherstellen“ ausgewählt ist, und drücken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“.
Die Nachricht wird entweder im „Gelöschte Objekte Ordner“ wiederhergestellt oder im Ordner, aus dem die Nachricht gelöscht wurde. Aufgrund von Synchronisierungsverzögerungen kann es eine Minute dauern, bis dies angezeigt wird.
Wichtig! Verhindern Sie, dass der Absender benachrichtigt wird
Da Sie die Nachricht jetzt wiederhergestellt haben, ist der Rückruf tatsächlich fehlgeschlagen und der Absender erhält eine Benachrichtigung über einen fehlgeschlagenen Rückruf, selbst wenn er ursprünglich eine Erfolgsmeldung für den Rückruf erhalten hat.
Wenn Sie dies nicht möchten, sollten Sie zuerst die spezielle Rückrufnachricht auswählen und dann die Option „Ausgewählte Elemente bereinigen“, wonach Sie auf „OK“ drücken müssen. Sie können nun die zuvor zurückgerufene Nachricht wiederherstellen, ohne den ursprünglichen Absender zu benachrichtigen, denn es wird für den Absender auch weiterhin angezeigt, dass der Rückruf erfolgreich war.
Outlook kann E-Mails mit einem oder mehreren Anlagen finden, indem Sie die Option „Hat Anlagen“ angeben.
Aber wie können wir nach einem bestimmten Typ einer angehängten Datei suchen?
Zum Beispiel nach E-Mails suchen, die DOCX-, PDF-, XLSX- oder ZIP-Dateien usw. enthalten
Ist es ebenfalls möglich, nur innerhalb einer Anlage nach Text zu suchen und nicht innerhalb des Nachrichtentextes?
Wonach kann man Suchen?
Um nach einem bestimmten Typ zu suchen, können Sie den folgenden Suchbefehl ext: <extension> manuell in das Suchfeld eingeben.
• ext: docx
• ext: pdf
• ext: xlsx
• ext: pptx
• ext: zip
Um Ihre Suche auf Text innerhalb einer Anlage zu beschränken, können Sie den Befehl attachment: search verwenden.
Sie können diese Befehle auch kombinieren und nach bestimmten Wörtern in docx-Anlagen suchen.
• attachment:(Ihre Suchworte) ext:docx
Mit diesen beiden Suchbefehlen können Sie auch einige fortgeschrittene Funktionen ausführen, um Ihre Suchergebnisse bei Bedarf weiter zu optimieren, wie die nachfolgenden Beispiele zeigen.
Ein kurzer, aber effektiver Suchbefehl.
Suche nach mehreren Anlagetypen in einer Suchanfrage
Wenn Sie nach Nachrichten suchen möchten, die mindestens 2 bestimmte Dateianlagen enthalten, müssen Sie Ihre Suche in runden Klammern einschließen, nachdem Sie den Befehl ext: search angegeben haben:
• ext: (docx pdf)• ext: (xlsx) zip
Falls Sie nach Nachrichten suchen möchten, welche wenigstens einen der Dateitypen umfassen, müssen Sie die OR Anweisung (Groß-/Kleinschreibung beachten!) verwenden:
• ext:(docx OR pdf)
• ext:(xlsx OR zip)
• ext:(docx OR pdf OR xlsx OR zip
Anlagetypen ausschließen
Wenn Sie einen bestimmten Dateityp aus Ihrer Suche ausschließen möchten, können Sie die NOT-Anweisung verwenden (Groß-/Kleinschreibung beachten!). Dies kann sehr nützlich sein, wenn Sie speziell nach Dokumentendateien suchen und nicht zusätzlich Docx-Dateien in Ihre Ergebnisse einschließen möchten.
• ext:(doc NOT docx)
• ext:(xls NOT xlsx)
Um nach allen Anlagen zu suchen, außer nach einigen spezifischen Typen, müssen Sie auch den Befehl hasattachments:yes einschließen oder Sie werden auch Nachrichten ohne Anhänge in den Suchergebnissen erhalten:
• ext:(NOT docx) hasattachments:yes
• ext:(NOT docx NOT pdf NOT xlsx) hasattachments:yes
Im Anhang und Nachrichtentext suchen
Sie können dies mit einem regulären Suchbegriff kombinieren, um sowohl in der Nachricht selbst als auch in der Anlage zu suchen:
• ext:docx Ihr Suchtext
• ext:(docx OR pdf) Ihr Suchtext
Nur im Anlagentext suchen
Wenn Sie nur innerhalb der Anlage suchen möchten, müssen Sie auch das Feld attachment: angeben.
• eext:docx attachment:outlook
• ext:pdf attachment:(Suche mit mehreren Wörtern)
Suche nach Dateitypen innerhalb von Zip-Dateien
Leider gibt es keinen speziellen Suchbefehl, um auch zip-Dateien einzubeziehen, die einen bestimmten Dateityp in den Ergebnissen enthalten. Zum Beispiel, um alle doc-Dateien und alle zip-Dateien in den Suchergebnissen anzuzeigen, die eine doc-Datei enthalten.
Sie können jedoch ein ähnliches Resultat erzielen, indem Sie eine OR Anweisung nutzen, um in der ZIP-Datei nach einem festgelegten Wort in den enthaltenen Dateien zu suchen (welches die Dateierweiterung enthält);
• ext:(docx) OR (ext:zip attachment:docx)
• ext:(pdf) OR (ext:zip attachment:pdf)
Wie gesagt, dies wird keine exakte Suche sein, da es auch Nachrichten mit angehängten zip-Dateien angibt, die Dateien enthalten, welche das Wort docx oder pdf enthalten.
Hinweis: Weitere Informationen zur Verwendung von Sofortsuchbefehlen in Outlook finden Sie in der Anleitung; Suchen und finden
Wenn wir eine E-Mail erhalten und die Anlagen auswählen, wechselt Outlook automatisch zur Registerkarte „Anlagen“
Wir benutzen kaum einen der Befehle auf der Registerkarte „Anlagen“ und mögen es lieber auf den nützlicheren Registerkarten „Start“ oder „Senden/Empfangen“ zu bleiben, damit wir direkt antworten, kategorisieren, archivieren, verschieben, einen Quick Step ausführen können oder etwas ähnliches, ohne einen zusätzlichen Klick tätigen zu müssen.
Können wir Outlook dazu zwingen auf der Registerkarte „Start“ oder „Senden/Empfangen“ zu bleiben, wenn wir einen Anhang auswählen?
Es gibt keine Option dafür, aber wir können immer noch das gleiche erreichen, indem wir die Registerkarte „Anlagen“ vollständig deaktivieren.
Das hört sich vielleicht etwas drastisch an, aber alle Befehle, die auf der Registerkarte „Anlagen“ verfügbar sind, werden auch weiterhin verfügbar sein, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Anhang selbst klicken, wodurch Sie nichts verpassen.
Die Registerkarte Anlage wird angezeigt und automatisch ausgewählt, wenn Sie einen Anhang auswählen.
Registerkarte Extras: Anlagen
Das Deaktivieren der Registerkarte „Anlagen“ kann mit nur wenigen Mausklicks ausgeführt werden.
1. Wählen Sie: Datei-> Optionen
2. Wählen Sie: Menüband anpassen
3. Setzen Sie in der oberen rechten Ecke die Dropdown-Liste „Menüband anpassen“ auf: Registerkarten für Tools.
4. Deaktivieren Sie im Abschnitt Anhang-Werkzeuge das Kontrollkästchen für: Anlagen.
5. Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld „Optionen“ zu schließen und zu Outlook zurückzukehren.
Das Deaktivieren der Registerkarte „Anlagen“ kann in wenigen einfachen Schritten durchgeführt werden.
Wenn Sie nun einen Anhang auswählen, wird die Registerkarte „Anlagen“ nicht angezeigt, sodass Sie auf der Registerkarte „Start“ oder „Senden/Empfangen“ bleiben, wobei Ihnen auch weiterhin alle Befehle zur Verfügung stehen werden.
Im regulären Outlook für Desktop haben wir die Option zum automatischen Markieren von Nachrichten als gelesen erfolgreich deaktiviert.
Gelegentlich verwenden wir jedoch auch Outlook im Web (OWA) und es scheint nicht die in Outlook konfigurierte Einstellung zu übernehmen.
Wie können wir verhindern, dass Outlook im Web unsere E-Mails automatisch als gelesen markiert?
Outlook im Web (OWA) greift in der Tat nicht auf Ihre „Als gelesen markieren“ Einstellungen zurück, wie in Outlook für Desktop definiert.
Sie können jedoch dieselben Einstellungen auch in Outlook im Web finden und verhindern, dass E-Mails nach einigen Sekunden automatisch als gelesen markiert werden oder wenn Sie eine andere E-Mail auswählen.
Der genaue Speicherort hängt davon ab, in welcher Exchange-Version Ihr Postfach gehostet wird.
Exchange Online (Office 365 für Unternehmen)
Um das Verhalten der Einstellung „Als gelesen markieren“ in Outlook im Web für Exchange Online zu verändern, müssen Sie das folgende tun:
1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke (links von Ihrem Namen).
2. Klicken Sie in dem sich öffnenden Einstellungsfenster in den „Einstellungen für Ihre Apps“ auf „Mail“.
3. Gehen Sie im Navigationsfenster Optionen auf der linken Seite zu;
E-Mail-> Automatische Verarbeitung-> Als gelesen markieren
4. Legen Sie die folgende Einstellung fest: Elemente nicht automatisch als gelesen markieren.
5. Drücken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Extra Tipp!
Ein schneller Weg, um ebenfalls zu diesen Optionen zu gelangen, ist die Eingabe von „Als gelesen markieren“ in das Suchfeld des Einstellungsfensters, das Sie in Schritt 2 öffnen.
Exchange 2016
Um das Verhalten der Einstellung „Als gelesen markieren“ in Outlook im Web für Exchange 2016 zu verändern, müssen Sie das folgende tun:
1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke (links von Ihrem Namen).
2. Wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü das folgende: Optionen.
3. Gehen Sie im Navigationsfenster „Optionen“ auf der linken Seite zu;
E-Mail-> Automatische Verarbeitung-> Als gelesen markieren
4. Setzen Sie die Option auf: Elemente nicht automatisch als gelesen markieren.
5. Drücken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Outlook.com
Um das Verhalten der Einstellung „Als gelesen markieren“ in Outlook im Web für Outlook.com zu verändern, müssen Sie das folgende tun:
1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke (links von Ihrem Namen).
2. Wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü das folgende: Optionen.
3. Gehen Sie im Navigationsfenster „Optionen“ auf der linken Seite zu;
E-Mail-> Automatische Verarbeitung-> Als gelesen markieren
4. Setzen Sie die Option auf: Elemente nicht automatisch als gelesen markieren
5. Drücken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Outlook.com (Beta-Schnittstelle)
Um das Verhalten der Einstellung „Als gelesen markieren“ in Outlook im Web für die neue Beta-Schnittstelle zu verändern, müssen Sie das folgende tun:
1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke (links von Ihrem Namen).
2. Wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü das Folgende: „Alle Einstellungen anzeigen“.
3. Gehen Sie im Navigationsfenster „Optionen“ auf der linken Seite zu;
E-Mail-> Nachrichtenbehandlung
4. Legen Sie im Abschnitt „Als gelesen markieren“ die folgende Option fest: Elemente nicht automatisch als „Gelesen“ markieren.
5. Drücken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Extra Tipp!
Ein schneller Weg, um ebenfalls zu diesen Optionen zu gelangen, ist die Eingabe von „Als gelesen markieren“ in das Suchfeld des Einstellungsfensters, das Sie in Schritt 2 öffnen.
Exchange 2013
So ändern Sie das Verhalten der Einstellung „Als gelesen markieren“ in OWA für Exchange 2013
1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke (links von Ihrem Namen).
2. Wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü: Optionen.
3. Wählen Sie links im Navigationsbereich „Optionen“ das Folgende aus: Einstellungen.
4. Setzen Sie im Abschnitt „Lesebereich“ die Option auf: Elemente nicht automatisch als gelesen markieren.
5. Drücken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Exchange 2010
So ändern Sie das Verhalten der Einstellung „Als gelesen markieren“ in OWA für Exchange 2010
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen in der oberen rechten Ecke (unter Ihrem Namen).
2. Wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü: „Alle Einstellungen anzeigen …“
3. Wählen Sie links im Navigationsbereich „Optionen“ Folgendes aus: Einstellungen.
4. Setzen Sie im Abschnitt „Lesebereich“ die Option auf: Elemente nicht automatisch als gelesen markieren.
Praktische 3-in-1-Lösung für Outlook dank Attachments Processor mit neuen Verbesserungen
Das Outlook Add-In Attachments Processor bietet jedem User eine praktische 3-in-1-Lösung bei der Verwaltung seiner Anlagedateien. Mittels Attachments Processor lassen sich alle Anhänge von Outlook-Nachrichten automatisch oder manuell extrahieren und an einem gewünschten Ort speichern. Durch Attachments Zip Compressor können diese Dateien im Anschluss praktisch in einer ZIP-Datei komprimiert werden. Schließlich ermöglicht Blocked Attachments Management den Zugriff auf automatisch blockierte Dateien durch Outlook. Dank des Updates auf Version 4.7 bietet Attachments Processor für Outlook wesentliche Verbesserungen wie etwa eine deutlich leichtere Verwendung von Shortcuts.
Einfache und praktische Verwaltung von Outlook-Anlagedateien
Attachments Processor für Outlook ermöglicht jedem User eine einfache und praktische seiner gesamten Anlagedateien in Outlook. Das Add-In ist als 3-in-1-Lösung konzipiert und bietet die Möglichkeit, Attachments Processor, Attachments Zip Compressor sowie Blocked Attachments Management anzuwenden. Mittels Attachments Processor kann jeder User manuell oder automatisch sämtliche Anhänge seiner Nachrichten in Outlook extrahieren und diese anschließend auf einer Festplatte seiner Wahl speichern. Zudem lassen sich Verknüpfungen mit den extrahierten Anlagedateien erstellen. Anstatt Verknüpfung kann der User ebenfalls beschreibende Textdateien erschaffen.
Attachments Zip Compressor hingegen komprimiert automatisch alle Anlagedateien zu einer ZIP-Datei. Optional bietet das Tool die Möglichkeit, selbst-entpackende bzw. kennwortgeschützte Archive zu erstellen. Der Vorteil von Attachments Zip Compressor ist jener, dass die Funktion sowohl mit ausgehenden wie eingehenden Nachrichten. Um den Zugriff von durch Outlook blockierten Dateien zu erhalten, muss der User hingegen nur Blocked Attachments Management starten. Das Toll gibt den Zugriff auf blockierte Dateien frei, sodass der User sie ansehen und bearbeiten kann.
Wesentliche Verbesserungen mit Version 4.7
Mit den Verbesserungen in Version 4.7 wurden zentrale Anpassungen in Attachments Processor für Outlook gemacht. Zunächst wurde die Methode in der Handhabung von Shortcuts, welche an Nachrichten angehängt wurden, während Anhänge durch das Add-In extrahiert wurden, korrigiert. Die Juni und Juli 2017 Security Updates von Microsoft Office verändern die Einstellungen, welche die Darstellung von zahlreichen Anhängen bzw. Dateitypen im Outlook-Mail-Client verändern. Dies gilt ebenfalls für Shortcuts, welche mit dem Tool angefügt wurden. Das Update soll die Darstellung wieder korrigieren. Auch wurde an eine neue Kontextmenüoption gedacht. „Öffne verlinkte Datei“ bietet den Usern die Möglichkeit, weiterhin Attachments Processor zu verwenden, um Anhänge in den Nachrichten mit LNK-Shortcuts zu ersetzen. Ebenfalls wurde die Größe der Datei in den Posteingängen reduziert.
Außerdem wurde das„Blockierten Anhänge Einstellungen“-Toll upgedatet. Dieses ist nun mit den Security Updates von Juni und Juli 2017 kompatibel. Zudem wurde der Mechanismus, welcher die Methode für den Dateianhang an Nachrichten regelt, verbessert. Um das Problem des „Einfrierens“ des Add-Ins zu beheben, wurde der zuständige Mechanismus auch korrigiert. Komplett neu hingegen ist das Tool für die Änderung von alten Shortcuts in das neue Format. Neue Shortcuts werden durch das Microsoft Update vollkommen unterstützt. Die neue Option „Konvertiere angehängte Referenzen zu LNK-Dateien“ wurde im Kontextmenü im E-Mail-Ordner für ausgewählte Nachrichten angefügt.
Praktisches Add-In für viele Versionen
Attachments Processor für Outlook ist mit den Outlook Versionen 2002/XP, 2003, 2007, 2010, 2013 sowie 2016 kompatibel. Ebenfalls funktioniert es mit der Desktop-Version von Outlook von Microsoft Office 365. Das Add-In lässt sich mit Windows XP, 2003, Vista, 7, 8 und 10 benutzen. Sämtliche Interessenten können das Add-In als Demoversion kostenlos downloaden. Gefällt das Tool, besteht die Möglichkeit, dass eine Lizenz mit einem Kaufpreis von 39 Euro erworben wird. Ein User kann bis zu 100 Lizenzen mit einem Preis von 1899 Euro gleichzeitig kaufen.
Leichte Verwaltung der Kontaktdaten in Outlook dank Actual Contacts for Outlook
Actual Contacts for Outlook in der aktuellen Version 2.5.1 bietet jedem User von Outlook die Möglichkeit, seine Kontaktdaten jederzeit upzudaten und somit schnell und einfach zu verwalten. Der User muss hierzu nur eine spezielle E-Mail mit einem Update-Auftrag an eine Mail-Adresse senden. Im Anschluss erhält er die aktualisierten Daten zurück. Ebenfalls bietet das Add-In die Funktion, dass die Kontaktdaten mit weiteren Informationen wie Titel oder Abteilung angereichert werden können.
Jederzeit Update der Outlook-Kontaktdaten
Mit dem kostenlosen Outlook-Add-In Actual Contacts for Outlook erhält jeder User die Chance, mit nur einer E-Mail gewünschte Kontakte in Outlook upzudaten. Das Add-In in der aktuellen Version 2.5.1 benötigt hierzu nur eine einzige E-Mail. Die Software erkennt den Änderungsauftrag und aktualisiert die ausgewählten Daten automatisch. Neben einem klassischen Update bietet die Verwaltungssoftware zudem die Möglichkeit, bereits vorhandene Kontakte zu erweitern. Beinhaltet beispielsweise die E-Mail den Befehl, dass ein Titel oder eine Abteilung hinzugefügt werden soll, geschieht dies dank Actual Contacts for Outlook automatisch. Ebenfalls erleichtert das Add-In die Organisation von Umfragen.
Automatische Verwaltungsaufträge für Outlook-Kontakte
Der Zweck des Outlook-Plug-Ins besteht im Updaten und Gültig machen der Kontakte im jeweiligen Outlook-Adressbuch jedes Users. Die Verwaltungsaufgaben beinhalten User-Details und E-Mail-Adressen. Um den Änderungsauftrag zu erteilen, muss die versendete E-Mail zu spezifischen Adressen gesendet werden. Der Inhalt der Mails besteht in einem HTML-Formular, welches wiederum die Empfängerdetails beinhaltet. Nachdem das Formular abgeschickt und erhalten wurde, können die Adressen die Informationen updaten oder korrigieren, falls dies gewünscht ist. Die Bestätigung von E-Mail-Adressen findet automatisch statt, sodass der Accountbesitzer keine zusätzlichen Handlungen durchführen muss.
Zahlreiche Funktionen mit nur einem Add-In
Actual Contacts for Outlook in der aktuellen Version 2.5.1 bietet zahlreiche Funktionen. Der User wählt die notwendigen Aufgaben aus. Unter anderem kann der User Umfragen durchführen und leiten, weitere Informationen sammeln oder verschiedene Details bei vorhandenen Kontakten anpassen. Vor allem bei großen Unternehmen oder einer hohen Kontaktanzahl bietet sich die Verwendung des Add-Ins an, um schnell und übersichtlich alle Kontakte zu aktualisieren. Die Installation von Actual Contacts for Outlook funktioniert gleich wie jene anderer Add-Ins. Sobald der Installer aufgerufen wird, werden Standardoptionen angeboten. Der User muss nur den Installationstyp auswählen, wenn er mit seinem aktuellen Konto die Kontaktaktualisierungen automatisch durchführen möchte. Ebenfalls erhält der User die Wahl, den Installationsordner manuell festzulegen.
Verbesserungen in der aktuellen Version
Mit der aktuellen Version 2.5.1 von Actual Contacts for Outlook erhält der User wesentliche Verbesserungen für das Add-In. Vor allem der Entwicklungsprozess für User mit einem limitierten Zugang zu einem Computer wurde angepasst. Als Resultat dieser Veränderungen können neue und bestehende User einen wesentlich klareren Prozess der Installation bzw. Entwicklung bemerken. Auch wurde die Darstellung des Displays der Outlook-Toolbars für User mit begrenzten Zugriff angepasst. Bei Fragen oder Problemen steht außerdem nun der Support via Mail und zahlreichen Exchange-Accounts direkt im Add-In zur Verfügung.
Actual Contacts for Outlook in der aktuellen Version 2.5.1 bietet sich für User von Outlook 2002/XP, 2003, 2007, 2010, 2013 sowie 2016 zur Verwendung an. Ebenfalls lässt sich das Add-In mit der Microsoft Office 365 Outlook Desktop Version benutzen. Alle Windows-Betriebssysteme ab Windows XP sind ebenso kompatibel. Die von der Software unterstützten Sprachen sind Russisch, Englisch und Deutsch.
Wir möchten Outlook nur zum Verwalten unserer Kontakten, Kalender und Aufgaben verwenden, aber wir möchten es nicht für unsere E-Mails verwenden.
Wenn wir Outlook starten, besteht das Programm jedoch darauf, dass wir ein E-Mail-Konto hinzufügen.
Können wir Outlook ohne ein E-Mail-Konto verwenden?
Warum kein Outlook E-Mail-Konto verwenden?
Ja, Sie können Outlook ohne ein E-Mail-Konto verwenden. Dies ist nützlich für Situationen, in denen Sie keine E-Mail benötigen. Zum Beispiel;
• Sie möchten nur Outlook für die Verwaltung von Kalendern, Aufgaben und/oder Kontakten verwenden.
• Sie möchten auf Ihrem Computer einen Zugriff auf Kalender und Kontakte von Ihrem Smartphone haben und Ihr Smartphone verfügt über eine Synchronisierungsanwendung für Outlook.
• Sie verwenden Outlook nicht wirklich, sondern haben eine PST-Datei mit Daten, die Sie öffnen möchten.
Outlook 2016
Beim Starten von Outlook 2016 wird der Dialog „Willkommen bei Outlook“ geöffnet, der das Hinzufügen eines E-Mail-Kontos erheblich vereinfacht. Es gibt jedoch keine Möglichkeit, dies zu überspringen. Dies soll verhindern, dass Benutzer Outlook nicht versehentlich ohne ein E-Mail-Konto starten.
Sie können jedoch weiterhin ein Outlook Mail-Profil ohne ein E-Mail-Konto auf die folgende Weise erstellen:
1. Öffnen Sie das Startmenü, indem Sie auf das Windows-Symbol klicken.
2. Geben Sie das folgende ein: outlook.exe /pim „Kein Konto“
• Wenn Sie mit der Eingabe beginnen, wird automatisch ein Suchfeld angezeigt.
• Notieren Sie sich die Leerzeichen im Befehl.
• Sie können „Kein Konto“ durch einen eigenen Namen ersetzen.
Tipps und Tricks für ein „Kein Konto“ Mail-Profil
• Um eine Verbindung zu einer vorhandenen PST-Datei herzustellen, die Sie möglicherweise bereits ausgewählt haben;
Datei-> Öffnen und Exportieren-> Outlook Datendatei öffnen …
• Um diese PST-Datei als Standard festzulegen und die Verbindung zur leeren Datei zu trennen;
Datei->Kontoeinstellungen-> Kontoeinstellungen-> Registerkarte Datendateien-> verwenden Sie die Befehle „Als Standard festlegen“ und „Entfernen“.
• Wenn Sie auch über ein E-Mail-Profil mit einem E-Mail-Konto verfügen, können Sie auf die folgende Weise zwischen den E-Mail-Profilen wechseln;
Datei-> Kontoeinstellungen-> Profil ändern
• Falls Sie sich später entscheiden sollten, dass Sie ein Konto hinzufügen möchten, können Sie dies auf die folgende Wiese tun;
Datei-> Konto hinzufügen
Frühere Versionen von Outlook
Wenn Sie eine frühere Version von Outlook verwenden, können Sie die Erstellung eines E-Mail-Kontos tatsächlich abbrechen, wenn Sie Outlook starten oder ein neues E-Mail-Profil erstellen, aber Sie müssen ziemlich hartnäckig sein.
• Wenn das Dialogfeld „Konto hinzufügen“ geöffnet wird, klicken Sie auf die Schaltfläche „Abbrechen“.
• Sie werden gefragt, ob Sie ein Profil ohne E-Mail-Konto erstellen möchten. Klicke Sie auf „OK“.
2. Outlook wird nun den Willkommensbildschirm öffnen und möchte, dass Sie ein Konto hinzufügen. Drücken Sie auf „Weiter“.
3. Sie werden gefragt, ob Sie Outlook so einstellen möchten, dass es sich mit einem E-Mail-Konto verbindet. Wählen Sie „Nein“ und drücken Sie auf „Weiter“.
4. Sie werden benachrichtigt, dass kein E-Mail-Konto hinzugefügt wird. Sie müssen bestätigen, dass dies tatsächlich der Fall ist, indem Sie die Option vor der folgenden Option auswählen: Outlook ohne E-Mail-Konto verwenden.
5. Drücken Sie auf „Fertigstellen“.
Wenn Sie außerdem über ein E-Mail-Profil mit einem E-Mail-Konto verfügen, können Sie zwischen den E-Mail-Profilen wechseln, indem Sie Outlook schließen und dann eine der folgenden Methoden verwenden.
Start-> Tippen Sie: outlook.exe/Profile
Öffnen Sie das Mail-Applet in der Systemsteuerung, klicken Sie auf die Schaltfläche „Profile anzeigen …“ und legen Sie die Option auf das Folgende fest: Zu verwendendes Profil bestätigen.
Müssen Sie oft viele E-Mails oder Anhänge drucken, die mit Outlook arbeiten? So könnten Sie mehrere Anhänge in Outlook auf einmal ausdrucken, aber wäre das nicht einfacher, wenn Sie ein spezifisches, aber perfekt integriertes Werkzeug dafür hätten? Sehen Sie sich diesen kurzen Überblick über die Möglichkeiten an, die Print Tools for Outlook bietet. Dieses übersichtliche und effiziente Toolset von MAPILab ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Druckproduktivität zu steigern!
Wenn Sie schon einmal darüber nachgedacht haben und absolut sicher sind, dass Sie diese Nachricht oder deren Anhang ausdrucken müssen – und noch ein Dutzend oder zwei weitere aus dem heutigen Postfluss -, dann könnten Sie wahrscheinlich ein spezielles Tool dafür gebrauchen. In diesem kurzen Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein Outlook-Add-In von MAPILab mit dem Namen Print Tools for Outlook verwenden können.
Nach der Installation finden Sie das Add-In unter der Registerkarte MAPILab auf der Multifunktionsleiste, neben anderen MAPILab-Tools, falls Sie bereits welche haben. Das Dropdown-Menü enthält einige Befehle, die auf ein oder mehrere ausgewählte Elemente im angezeigten Ordner angewendet werden, sowie Verknüpfungen zu den Einstellungen.
Multifunktionsleiste und Menü in Outlook
Das Add-In ist als Assistent implementiert, was es zu einer fehlerfreien und benutzerfreundlichen Lösung macht. Der Assistent könnte nicht einfacher sein – es handelt sich um ein einziges Fenster, in dem Sie angeben können, ob Sie ein Element, den gesamten Ordner oder alle innerhalb eines bestimmten Zeitraums empfangenen Elemente drucken möchten. Sie können auch wählen, ob Sie angehängte Dokumente, Nachrichten oder beides drucken möchten, und den Aufwand (Tabelle oder separate Positionen) angeben.
Assistent für Druckwerkzeuge
Darüber hinaus ist das Add-In in Bezug auf die Optionen, die Sie im Menü angezeigt bekommen möchten, anpassbar, was die lakonische Oberfläche noch übersichtlicher macht. Das heißt, wenn Sie nur Anhänge drucken, können Sie alle anderen Kästchen in den Einstellungen der Druckwerkzeuge deaktivieren und das Add-In in eine fast unsichtbare Verknüpfung mit nur einer Taste zu der Funktion verwandeln, die Sie am meisten benötigen. In diesem Menü können Sie auch den Drucker angeben, den Sie verwenden möchten.
Einstellungen der Druckwerkzeuge
Außerdem, wenn Sie bestimmte Ordner überwachen und Dokumente ausdrucken müssen, sobald sie dort angeliefert werden, könnte Ihnen das Toolset mit der Funktion“Folders Watch“ helfen, die es Ihnen ermöglicht, automatisch neue Nachrichten (oder Anhänge oder beides) aus bestimmten Ordnern auszudrucken. Um den Ordner oder einige wenige Ordner auszuwählen, klicken Sie im Dropdown-Menü des Add-Ins auf Folders Watch.
Verzeichnisse überwachen
Wenn Sie den Ordner gefunden und markiert haben, klicken Sie auf Einstellungen. In der Einstellung finden Sie eine Reihe von automatischen Druckoptionen, die Ihnen helfen können, versehentliches Drucken irrelevanter Elemente zu vermeiden. Wenn Sie also daran interessiert sind, PDF-Rechnungen zu drucken, die von Ihren Partnern in einem bestimmten Ordner ankommen, können Sie den genauen Dateityp angeben. Kombiniert mit ein paar Outlook-Regeln kann dieses automatische Drucktool Wunder wirken, wenn es darum geht, Ihren Arbeitsaufwand zu reduzieren.
Automatische Druckoptionen in Outlook
Und schließlich werden Sie sich freuen, dass das Add-In so gut integriert ist, dass Sie alle notwendigen Optionen im Dropdown-Menü finden, nachdem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element im Ordner geklickt haben.
Rechtsklick-Dropdown-Menü
Alles in allem ist das Drucken von E-Mails und Anhängen keine große Sache, bis man sie in Dutzenden drucken muss, in diesem Fall ist ein spezielles Tool sehr praktisch. Print Tools for Outlook, ein Add-In von MAPILab, ist übersichtlich und einfach und bietet gerade genug Funktionen, um Ihre Outlook-Produktivität zu steigern, ohne Ihre Routine zu verkomplizieren.
Wir haben ein paar alte PST-Datei-Archive, die wir nicht aktiv mit Outlook verknüpft halten, da wir sie nicht täglich nutzen. Gelegentlich müssen wir dennoch auf eines dieser Archive zugreifen und verbinde es daher mit Outlook über;
Datei-> Öffnen-> Outlook Datendatei …
Wenn wir jedoch eine Suche innerhalb des Archivs durchführen möchten, sind die Ergebnisse immer unvollständig, denn das Archiv wurde noch nicht vollständig indiziert.
Gibt es eine Option, unmittelbar im Archiv zu suchen, ohne darauf warten zu müssen, dass es indiziert wird?
Es gibt zwei Methoden, die Sie hier verwenden können, um zu verhindern, dass Sie auf den Suchindex warten müssen, bevor Sie innerhalb einer pst-Datei suchen können.
• Methode 1: Deaktivieren Sie, dass eine PST-Datei indiziert wird.
• Methode 2: Erstellen Sie ein Archivierungsprofil.
Methode 1: Deaktivieren Sie, dass eine PST-Datei indiziert wird
Jede neue PST-Datei, die automatisch mit Outlook verbunden wird, kann ebenfalls für die Indizierung ausgewählt werden. Wenn Sie die pst-Datei nicht in der Indizierung einbeziehen, greift die Suchfunktion von Outlook auf die langsame und nicht indizierte Suche zurück, gibt jedoch alle Suchergebnisse zurück, ohne auf die Erstellung eines Index warten zu müssen.
Um eine PST-Datei nicht in der Indizierung einzubeziehen, wählen Sie die folgenden Optionen;
Outlook 2007
Extras-> Optionen-> Schaltfläche Suchoptionen … -> deaktivieren Sie die PST-Datei, die nicht indiziert werden soll
Outlook 2010
Datei-> Optionen-> Suche-> Schaltfläche Indexoptionen … -> Microsoft Outlook auswählen-> Schaltfläche Verändern-> Microsoft Outlook erweitern-> PST-Datei deaktivieren, die nicht indiziert werden soll
Outlook 2013 und Outlook 2016
Es ist nicht mehr möglich, individuell auszuwählen, welche PST-Datei in diesen Versionen von Outlook indiziert werden soll.
Methode 2: Erstellen Sie ein Archivierungsprofil
Wenn Sie eine indizierte Suche verwenden möchten, können Sie eine andere Methode verwenden, welche darin besteht, ein separates E-Mail-Profil mit allen daran angehängten Archiv-PST-Dateien zu erstellen. Sie müssen kein E-Mail-Konto hinzufügen.
1. Um eine separates E-Mail-Profils für die Archivierung zu erstellen, müssen Sie die folgenden Optionen wählen: Systemsteuerung-> Mail-> Schaltfläche Profile anzeigen …. Brechen Sie alle Dialoge für eine Konto-Konfiguration ab und Outlook wird Sie fragen, ob Sie wirklich ein Mail-Profil erstellen möchten, ohne dass ein E-Mail-Konto für dieses konfiguriert wird. Wählen Sie „OK“.
Das Outlook Add-In Print Tools für Outlook bietet jedem User die Möglichkeit, Nachrichten und Anhänge direkt aus Outlook auszudrucken. Das Add-In arbeitet sowohl direkt mit Nachrichten im Posteingang oder Ordnern wie mit Anhängen. Auch verpackte ZIP- und RAR-Dateien können dank der Software leicht ausgedruckt werden. Die neue Version 1.9.3 bietet zahlreiche Verbesserungen für alle User, wodurch Print Tools für Outlook noch mehr Funktionen erhält.
Drucke direkt aus Outlook starten
Das Add-In Print Tools für Outlook hilft vor allem jenen Usern, welche Dateien und Nachrichten direkt aus Outlook drücken wollen. Die Software funktioniert sowohl mit Nachrichten wie mit Dateianhängen. Print Tools für Outlook bietet die Möglichkeit, spezielle Regeln zu gestalten, welche bestimmte Nachrichten automatisch ohne Erinnerung druckt. Nachrichten mit Anhängen können sowohl miteinander wie getrennt gedruckt werden. Die Optionen für alle Drucke lassen sich leicht in den Einstellungen bzw. Regeln festlegen. Bezüglich Anhänge besitzt Print Tools eine große Bandbreite an möglichen Dateien. Unter anderem können DOC-, XLS-, PDF- und Bilddateien gedruckt werden. Dasselbe gilt für alle Outlook-Funktionen wie Kontakte und Notizen. Befinden sich die Dateianhänge in ZIP- oder RAR-Dateien verpackt, benötigt Print Tools lediglich eine Regel, damit das Add-In selbstständig die Datenpakete entpackt und ausdruckt. Bezüglich archivierte Dateien ist das Add-In mit den Dateitypen ZIP, RAR, GZ, ISO, 7Z und vielen anderen Typen kompatibel.
Verbesserungen mit Version 1.9.3
Mit der Version 1.9.3 erhielt Print Tools für Outlook wesentliche Verbesserungen. Die neue Version bietet sich vor allem für User an, welche täglich mit Ausdrucken direkt aus Microsoft Outlook zu kämpfen haben. Das Add-In in Version 1.9.3 beinhaltet die Standardfunktionen wie Direktdrucke von Outlook-Nachrichten oder Anhängen, bietet zusätzlich ein breites Angebot an Einstellungen. Die Hauptverbesserungen besteht in der allgemeinen Optimierung des Druckprozesses, wenn eine große Anzahl an Drucken in Auftrag gegeben werden. Die Anzahl an Drucke kann entweder für Nachrichten bzw. Anhänge alleine stehen oder beide Varianten vereinen. Das Add-In unterscheidet bei Druckaufträgen nicht, ob es sich hierbei um eine reine Textnachricht oder einen Dateianhang handelt. Die Optimierung hebt die Geschwindigkeit der Druckprozesse deutlich an und verringert gleichzeitig die Anfälligkeit von Problemen, wenn eine große Anzahl an Drucken verarbeitet werden soll. Aufgrund des Updates auf Version 1.9.3 können auch ältere Programmversionen die Optimierung nutzen und vor allem bei Großdruckaufträgen deutlich bessere Arbeitsleistung zeigen.
Kompatibel mit zahlreichen Outlook-Versionen
Print Tools für Outlook in der Version 1.9.3 ist als kostenpflichtiges Add-In erhältlich. Die Single-User-Lizenz kostet einmalig 28,56 €. Der einmalige Kauf berechtigt die Benutzung der Software ein Leben lang. Neue Versionen des Produkts sind binnen einem Jahr nach Erscheinen kostenlos nutzbar. Ebenfalls inkludiert der Kauf der Lizenz einen einjährigen Techniksupport. Die Erneuerung der Lizenz ist zugleich optional. Werden Lizenzen für mehrere User benötigt, sind diese in Paketen zu je 5, 10, 25, 50 oder 100 User-Lizenzen erhältlich. Alle User, welche das Add-In vor Kauf probieren möchten, erhalten Zugang zu einer kostenlosen Probeversion. Nach Ablauf der Testphase muss eine Lizenz gekauft werden, um weiterhin Zugang zu den Add-In-Optionen zu erhalten. Print Tools für Outlook ist mit den Outlook Versionen 2002/XP, 2003, 2007, 2010, 2013 sowie 2016 unter den Betriebssystemen XP, 2003, Vista, 7, 8 sowie 10 kompatibel. Ebenfalls funktioniert die Software mit Microsoft Office 265 mit der Desktop Outlook Version. Die User können zwischen den Sprachen Deutsch, Englisch und Russisch wählen.
Manchmal erhalten wir e-Mails, die eigentlich an mehrere Empfänger gesendet wurden. Um die Unterhaltung am Laufen zu halten, nutzen wir dann den „Antworten“-Button, um eine Antwort zu schicken. Anschließend bemerken wir, dass wir lediglich die Empfänger einer Blindkopie gewesen sind und jetzt uns zu erkennen gegeben haben, was der eigentliche Sender ja nicht wollte.
Da das ziemlich peinlich sein kann – nicht nur für uns, sondern auch für den eigentlichen Verfasser, ist die Frage, ob es einen Weg gibt, dass Outlook uns vor-warnt, wenn wir lediglich die Empfänger einer Blindkopie von einer e-Mail sind?
Outlook besitzt so eine eingebaute Funktion leider nicht, aber durch die Verwendung von Outlooks Regeln oder die bedingte Formatierung lässt sich ein ziemlich zuverlässiger Warnungsmechanismus mit vergleichsweise wenig Aufwand erzeugen.
Wenn man die Outlook Web App (OWA) bei Exchange 2010 verwendet, wird man mit der Funktion MailTips von Exchange vor gewarnt. Leider funktioniert dieser Blindkopie-Hinweis von MailTips nicht länger in OWA für Exchange 2013 oder der Online-Version von Outlook bei Exchange 2016 oder Exchange Online. Die unten beschriebenen Methoden funktionieren aber weiterhin.
Als Alternative gibt es Erweiterungen, die den User warnen können, wenn man auf eine Nachricht antworten will, bei der man nur der Empfänger einer Blindkopie ist.
Regeln mit einer „Kategorie“- oder „Aktion“-Flagge
Indem man eine Regel erstellt, die eine Kategorie oder eine Flagge einer Nachricht zuweist, wird eine kurze Mitteilung am oberen Rand der Nachricht im Lesefeld angezeigt, wenn man eine Blindkopie erhält. Leider gibt es keine konkrete Bedingung wie „bei der mein Name im Feld für Blindkopie steht“, aber diese Option lässt sich emulieren, wenn man stattdessen Ausnahmen definiert:
Diese Regel anwenden, nachdem die Nachricht ankommt
Bedingungen
(keine Bedingungen auswählen)
Aktionen:
– Aktion Option 1 Kategorie Warnung
– zu der Kategorie „Kategorie“ zuweisen
oder
-Aktion Option 2: Aktionen Flaggen Warnung
Markiert eine Nachricht für Folgehandlungen
Ausnahmen:
außer wenn mein Name in der „Empfänger“- oder „Weiterleiten“-Spalte ist
außer wenn die Nachricht zu einer Verteilerliste von Personen oder öffentlichen Gruppen geschickt wird.
(hier wählt man die Verteilerlisten aus, bei denen man ein aktiver Teilnehmer ist)
Aktion Option 1: Kategorie Warnung
Um eine auffälligere Warnung zu erhalten, kann man die Kategorie Warnung verwenden, wobei man die Kategorie zum Beispiel „Sie sind ein Blindkopie-Empfänger“ nennen kann.
Zusätzlich lässt sich der Kategorie eine Farbe zuweisen, damit sie noch mehr ins Auge sticht.
Aktion Option 2: Aktion Flaggen Warnung
Für eine dezentere Herangehensweise lässt sich die Methode der Aktion Flagge verwenden, die beispielsweise mit der Voreinstellung „Keine Antwort notwendig“ oder „Für Sie als Information“, aber es lässt sich auch eine eigene Nachricht einstellen.
Zusätzlich lässt sich die Flagge auch auf „Komplett“ umstellen, damit es nicht tatsächlich geflaggt und dadurch zu einer Aufgabe umgewandelt wird.
Eine Regel erstellen
Eine Regel kann auf dem folgenden Wege erstellt werden:
Outlook 2007 „Extras“ → „Regeln und Benachrichtigungen“
Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016 „Datei“ → „Info“ → „Regeln & Benachrichtigungen verwalten“
Im Menü „Regeln und Benachrichtigungen“ klickt man auf auf „Neu“ und wählt am unteren Rand „Nachrichten überprüfen, wenn sie eintreffen“. Anschließend klickt man auf weiter und folgt den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die oben erwähnte Regeln zu erstellen.
Bedingte Formatierung
Wenn man die Bedingte Formatierung (in Outlook 2007 heißt es noch Automatische Formatierung) verwendet, kann man auch eine (zusätzliche) visuelle Hilfe erzeugen, die einen darüber informiert, dass man nur der Empfänger einer Blindkopie ist.
Wenn man allerdings auch die Ausnahmen für Verteilerlisten berücksichtigen will, muss man den Query Builder aktivieren, damit man eine „ODER“-Aussage für zusätzliche Absender und Weiterleitungsadressen erstellen kann. Außerdem müssen diese zusätzlichen Adressen sowohl zu den Absender- als auch zu den Weiterleitungs-Fenstern hinzugefügt werden.
Um die Komplexität und die Verwaltung der Bedingten Formatierung-Regeln zu reduzieren empfiehlt es sich, diese Anwendung in Kombination mit einer Kategorie oder Aktionen Flaggen Regel wie oben beschrieben zu verwenden. Das erlaubt es, einfache Filter mit Farben basierend auf der Kategorie oder dem Feld für Fortführungs-Flaggen.
Man findet die Funktion der Bedingten Formatierung oder der Automatischen Formatierung in den Ansichtseinstellungen:
Outlook 2007 „Ansicht“ → „Sortieren nach“ → „Benutzerdefinierte“ → auf den Button „Automatische Formatierung“ klicken
Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016
auf den Tab „Ansicht“ klicken → auf den Button „Ansichtseinstellungen“ → auf den Button „Bedingte Formatierung“ klicken
Outlook Webanwendung (OWA) MailTips
Wenn man ein Exchange 2010 Konto verwendet und OWA genutzt hat, um Nachrichten zu versenden, dann kennt man vermutlich schon Benachrichtigungen, wenn man ein verborgener Empfänger ist und auf den Button „Alle beantworten“ klickt. Diese Warnung kommt von der Funktion MailTips von Exchange.
Während Outlook 2010 und spätere Versionen viele MaiTips unterstützen, sobald sie mit Exchange verbunden sind, kann dieser bestimmte MailTip für Blindkopien nur genutzt werden, wenn man OWA und nicht Outlook verwendet.
Unglücklicherweise arbeitet dieser MailTip für Bildkopien auch nicht einwandfrei, wenn man OWA mit Exchange 2013 oder OWA mit Exchange 2016 oder Exchange Online nutzt.
Erweiterungen
Wer es bevorzugt, eine Warnung zu erhalten, sobald man auf ein Nachricht antworten will, von der man nur eine Blindkopie erhalten hat, kann man eines der folgenden Add-Ons verwenden:
Bei beiden Erweiterungen ist die Hauptfunktion den Nutzer zu benachrichtigen, wenn er den „Alle beantworten“-Button nutzt, sobald mehrere Leute angeschrieben wurden. Zusätzlich überprüfen die Add-Ons, ob man überhaupt eine Blindkopie in der Gruppe oder Massen-Nachricht bekommen hat.
Wir haben sonst ein POP3 Konto gehabt, bei dem wir die pst-Datei immer per Backup gesichert haben und wir hatten keine Probleme, wenn wir die Datei mal wiederherstellen mussten.
Da wir jetzt zu Outlook.com gewechselt sind, haben wir keine pst-Datei mehr, sondern eine ost-Datei. Wir haben versucht, diese ost-Datei zu öffnen, um zu testen, ob wir sie auch wiederherstellen können, aber Outlook erlaubt es nicht und erwartet eine pst-Datei.
Müssen wir immer noch Backups machen?
Was ist die beste Methode, um ein Backup von unserem Outlook.com Postfach zu erstellen und wiederherzustellen?
Wie wandeln wir diese ost-Datei in eine pst-Datei um?
Wenn man einen Outlook.com Account verwendet, entfallen einige der traditionellen Gründe dafür, weshalb man ein Backup anlegen sollte und wann man es wiederherstellen muss. Wenn zum Beispiel die ost-Datei beschädigt wird, kann man sie ganz einfach löschen und Outlook erstellt sie automatisch vom Server neu. Mit einem Outlook.com Postfach ist es auch einfacher, versehentlich gelöschte Daten wiederherzustellen, selbst wenn diese sich nicht mehr im „Gelöschte Elemente“-Ordner befinden.
Es gibt aber immer noch Szenarien, in denen es von Vorteil ist, wenn man sich selbst ein Backup zulegen kann. Im Folgenden werden einige dieser Situationen beschrieben.
Muss man Backups machen?
Auch wenn Microsoft die Aufgabe übernimmt, Backups für seine Outlook.com Dienste anzulegen und sich sehr bemüht, Wiederherstellungspunkte zu setzen, wenn sie benötigt werden, muss man im Hinterkopf behalten, dass es sich immer noch um einen kostenlosen Service handelt und die Nutzer immer noch eine Verantwortung haben, selber Backups zu erstellen, um sicherzugehen, dass keine Daten verlorengehen können.
Die Hauptgründe, warum man früher Backups gemacht hat, als noch POP3 und pst-Dateien verwendet wurden, waren:
um Datenbeschädigungen vorzubeugen
um im Falle eines Festplattenfehlers eine Wiederherstellung durchzuführen
um Daten auf einen neuen Computer zu übertragen
Diese Gründe gelten alle nicht mehr wirklich für ein Outlook.com Konto, da man die ost-Datei einfach löschen oder den Account in Outlook einfach wieder erstellen kann, wobei alle Postfach-Daten (e-Mails, Kalender, Kontakte etc.) vom Server in eine neue ost-Datei gespeichert werden.
Ein Grund für das manuelle Anfertigen eines Backups wäre allerdings der Fall, dass Dateien von einem Postfach auf dem Server verloren gehen (was sehr unwahrscheinlich ist) oder dass man wichtige Daten versehentlich überschreibt und eine vorherige Version wiederherstellen will.
Das Wiederherstellen von gelöschten Daten
Wenn man ein Backup erstellen möchte, um ein versehentliches Löschen von Daten (auch aus dem „Gelöschte Elemente“-Ordner) zu verhindern, ist es sicher gut zu wissen, dass diese Daten sich direkt in Outlook wiederherstellen lassen, ohne dass zusätzliche Backups gemacht werden müssen.
Alle Daten, die permanent gelöscht werden – entweder, indem man sie aus dem „Gelöschte Elemente“-Ordner löscht, oder indem man sie direkt durch die Tastenkombination Hochstelltaste + Entf löscht – werden noch für 14 Tage nach dem eigentlich Löschvorgang aufbewahrt. Um diese „permanent“ gelöschten Daten wiederherzustellen, wählt man einfach den „Gelöschte Elemente“-Ordner und klickt auf die Option „Gelöschte Elemente wiederherstellen“. Es erscheint ein neues Menüfenster, das alle Daten anzeigt, die wiederhergestellt werden können. Es beinhaltet nicht nur e-Mails, sondern auch andere Outlook Einträge wie Termine oder Kontakte.
Stellt man Daten in diesem Menüfenster wieder her, tauchen sie entweder in ihrem Original-Ordner oder in dem „Gelöschte Elemente“-Ordner innerhalb von einer Minute auf.
Hinweis:
In vorherigen Versionen von Outlook erscheint der Button „Gelöschte Elemente wiederherstellen“ auf dem Tab des Ordners, wenn den „Gelöschte Elemente“ Ordner auswählt.
Backup einer ost-Datei anlegen
Ein Backup von einem Outlook.com Konto anzulegen ist sehr ähnlich zum Erstellen eines Backups von einer pst-Datei, nur dass die Datei diesmal eine ost-Datei ist. Normalerweise findet man die Datei an diesem Speicherort:
Man kann den Speicherort auch auf diesem Weg suchen:
„Datei“ → „Kontoeinstellungen“ → „Kontoeinstellungen“ → auf den Tab „Datendateien“ klicken → die ost-Datei auswählen → auf den Button „Dateispeicherort öffnen“ klicken
Den oben erwähnten Pfad kann man in die Adressleiste des Exploreres kopieren, um schneller den Speicherort zu öffnen.
Daten von einer ost-Datei wiederherstellen
Daten von einer ost-Datei wiederherzustellen ist etwas kniffliger als das Wiederherstellen einer pst-Datei aber es ist immer noch möglich, wenn man die folgende Methode nutzt:
1. Zuerst konfiguriert man Outlook mit dem Outlook.com Konto
2. Dann schaltet man Outlook in den Offline-Modus
Outlook 2007 „Datei“ → „Offline arbeiten“
Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016
auf den Tab „Senden/Empfangen“ klicken → „Offline arbeiten“
3. Wenn Outlook geschlossen ist, ersetzt man die ost-Datei. Die aktuelle Datei kann man umbenennen, falls man sie bei Schritt 6 noch einmal benötigt.
4. Dann startet man Outlook wieder.
5. Jetzt kopiert oder exportiert man fehlende Daten zu einer separaten pst-Datei. Wenn nur eine kleine Anzahl an Einträgen kopiert werden soll, kann man diese auch per Drag-and-Drop aus Outlook in einen Explorer-Ordner kopieren.
6. Anschließend schaltet man Outlook zurück in den Online-Modus und lässt es synchronisieren.
– Wenn es synchronisiert, überprüft man im Anschluss, ob die wiederhergestellten Daten im Postfach geblieben sind. Wenn sie nicht mehr vorhanden sind, kann man sie aus der pst-Datei oder dem Explorer-Ordner wiederherstellen, in den man sie verschoben hat.
– Wenn es nicht sychronisiert, muss man Outlook schließen, die wiederhergestellte ost-Datei löschen oder umbenennen und die zuvor umbenannte ost-Datei von Schritt 3 wieder umbenennen. Alternativ kann man auch Outlook ohne die ost-Datei öffnen, sodass es selbst eine neue aus dem Zwischenspeicher erstellt. Sobald die ost-Datei erstellt wurde, kann man die heraus kopierten Daten von der pst-Datei oder aus dem Explorer-Ordner einfügen, in den man sie eingefügt hat.
Eine ost-Datei in eine pst-Datei umwandeln
Falls man eine ost-Datei besitzt, die nicht mit der oben beschriebenen Methode wiederhergestellt werden kann (beispielsweise, wenn sie beschädigte Daten enthält), kann man sie mit einem Recovery-Tool von Drittanbietern zu einer pst-Datei konvertieren. Es gibt verschiedene Programme, die behaupten, diese Aufgabe erfüllen zu können, aber nicht alle sind zuverlässig. Diese drei Programme halten, was sie versprechen:
Da manche Beschädigungen schwerwiegender als andere sind, bieten alle der erwähnten Programme einen Trial-Modus aus, mit dem man testen kann, ob man mit ihnen tatsächlich Daten von der ost-Datei retten oder die Daten in eine benutzbare pst-Datei umwandeln kann.
Ordner exportieren und importieren
Normalerweise wird das Exportieren und Importieren nicht als eine tatsächliche Methode zum Erstellen von Backups und zur Wiederherstellung gesehen. Für Outlook.com Konten trifft sie aber zu. Der Grund dafür ist, dass ost-Dateien eigentlich nicht dafür gedacht sind, wie oben beschrieben wiederhergestellt zu werden. Außerdem kann die Methode des Exportierens und Importierens deutlich schneller sein, wenn man nur ein Backup von bestimmten Ordnern machen will.
Die Option zum Exportieren findet man so:
Outlook 2007: „Datei“ → „Importieren und Exportieren“
Outlook 2010: „Datei“ → „Öffnen“ → „Importieren“ (beinhaltet auch die Option zum Exportieren)
Outlook 2013 und Outlook 2016: „Datei“ → „Öffnen & Exportieren“ → „Importieren/Exportieren“
Innerhalb des Assistenten wählt man die Option zum Exportieren einer Datei aus und wählt „Outlook Datendatei (*.pst)“. Das gleiche Menü kann wieder genutzt werden, um eine pst-Datei zu importieren, aber man kann sie auch so direkt verbinden:
„Datei“ → „Öffnen und Exportieren“ → „Outlook Datendatei öffnen“
Dann kann man die Einträge aus der Backup pst-Datei wieder in das Postfach von Outlook.com kopieren.
Um die pst-Datei anschließend zu trennen, wählt man:
„Datei“ → „Kontoeinstellungen“ → „Kontoeinstellungen“ → auf den Tab „Datendateien“ wechseln → die Backup pst-Datei auswählen → auf den Button „Entfernen“ klicken
